Акт проверки правильности начисления заработной платы

"Финансовый справочник бюджетной организации", 2011, N 11

Расчеты с персоналом — один из наиболее ответственных участков учета, так как в случае ошибки бухгалтер рискует навлечь на себя гнев не только ревизоров, но и своих собственных работников. В наихудшем случае дело может дойти даже до суда. Рассмотрим, на что нужно обратить самое пристальное внимание при расчетах с сотрудниками.

Типичные нарушения

Можно выделить следующие характерные нарушения, выявляемые в ходе проверок расчетов учреждения с сотрудниками по оплате труда:

• превышение предельной штатной численности работников;
• превышение установленного фонда оплаты труда;
• необоснованное начисление стимулирующих выплат, материальной помощи;
• неверное исчисление НДФЛ, неправильное применение налоговых вычетов;
• неприменение унифицированных форм первичных документов по оплате труда или их неправильное заполнение;
• принятие к учету неправильно оформленных листков нетрудоспособности;
• выплата физическим лицам, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, пособий по временной нетрудоспособности, отпускных, командировочных;
• неправильный расчет среднего заработка;
• неправильное исчисление стажа работы для расчета надбавки за выслугу лет.

Проверяемые документы

При проверке расходования средств на оплату труда контролеры проверяют следующие документы:

• штатное расписание, приказы (распоряжения) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора (контракта), трудовые договоры;
• Главную книгу (ф. 0504072);
• Кассовую книгу (ф. 0504514);
• Журнал операций по счету "Касса" (ф. 0504071);
• Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071);
• карточки-справки (ф. 0504417);
• табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421);
• Книгу аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048);
• расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401), расчетные ведомости (ф. 0301010), платежные ведомости (ф. 0504403), расходные кассовые ордера (ф. 0310002);
• ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501);
• записки-расчеты об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425).

Контроль штатного расписания, по существу, включает проверку оформления структуры, штатного состава, численности, перечня должностей, должностных окладов, наличия надбавок, сведений о месячном фонде заработной платы.

При проверке правильности начисления заработной платы в карточках-справках, расчетно-платежных, расчетных ведомостях данные сверяются с табелем учета рабочего времени. Помимо подтверждения основного заработка контролируется наличие оправдательных документов, подтверждающих прочие выплаты работникам; справок-расчетов бухгалтерии на доплаты при отклонении от нормальных условий труда; приказов руководителя о премировании, о выдаче материальной помощи.

Пример акта ревизии

В процессе ревизии проверяются соблюдение трудового законодательства, правильность начисления заработной платы, денежного довольствия и удержаний из них, документальное оформление и отражение в учете всех видов расчетов между учреждением и работниками. При этом выполняются следующие процедуры:

• оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда;
• подтверждение достоверности производимых начислений и выплат работникам по всем основаниям;
• установление законности и полноты удержаний из заработной платы и других выплат сотрудникам в пользу учреждения, бюджета, других юридических и физических лиц;
• проверка организации аналитического учета расчетов с персоналом по оплате труда и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;
• контроль соблюдения учреждением налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами по оплате труда.

Контроль правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам осуществляется, как правило, выборочным способом. При этом проводятся следующие процедуры:

• проверка наличия и правильности оформления документов, подтверждающих начисление пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (заявления, приказы, листки нетрудоспособности);
• проверка соблюдения законности начисления выплат в соответствии с действующим законодательством и ТК РФ (стаж работы, соблюдение максимального размера пособия по временной нетрудоспособности, количество дней отпуска);
• арифметическая проверка расчетов пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (пересчитываются суммы, указанные бухгалтером).

Приведем образец заполнения акта ревизии в части результатов проверки ведения учета расчетов с персоналом по оплате труда.

АКТ ревизии (проверки) (полное наименование проверяемого объекта) за (период проведения проверки)

V. Проверка расходования средств на заработную плату

Предельная штатная численность [наименование учреждения] ___ установлена [наименование вышестоящей организации] на ___ год в количестве ___ штатных единиц, в том числе [привести данные по категориям профессий, должностей].

Штатное расписание на ____ год утверждено [указать должность, Ф.И.О. лица, утвердившего штатное расписание] в количестве ___ штатных единиц, в том числе [привести данные по категориям профессий, должностей].

Установлена излишняя штатная численность в количестве ___ единиц.

По [категория профессий, должностей] штатная численность превышает предельную на ____ штатных единиц ввиду [указать причины].

[Провести анализ по всем категориям профессий, должностей, по которым выявлено превышение штатной численности.]

На момент ревизии по [категории профессий, должностей] вакантны _____ штатных единиц с "__" ___________ ____ г. ввиду [указать причины].

Фонд оплаты труда на ___ год утвержден в сумме ______ руб., в том числе [привести данные по категориям профессий, должностей].

Ревизией (проверкой) установлено, что по [категория профессий, должностей] фонд оплаты труда превышает требуемый [или занижен] на _____ руб. вследствие [указать причину — завышение должностных окладов, неверный расчет фонда оплаты труда и т.п.].

По [категория профессий, должностей] [аналогично предыдущему] выявлено [и т.д. по всем категориям профессий, должностей].

В [наименование проверяемого учреждения] установлены сроки выплаты денежного содержания и заработной платы: аванс ___ числа текущего месяца, заработная плата ____ числа следующего месяца. В течение проверяемого периода выплаты денежного содержания и заработной платы производились с задержками до ___ дней по следующим причинам [указать причины].

Задолженность по выплате заработной платы по состоянию на "__" ______ 200_ г. составляет ____ руб. по причине [указать причину образования задолженности].

Выявлены факты задержки выплаты заработной платы при наличии финансового обеспечения из [указать уровень] бюджета на эти цели. Так, заработная плата за _____ месяц 200_ г. выплачена с задержкой на ____ дней (срок выплаты "__" _________ 200_ г., фактически выплачено "__" ______ 200_ г.), при этом средства на заработную плату поступили на счет N ___ "__" __________ 200_ г. [указать документы, подтверждающие поступление средств].

Проверкой правильности установления должностных окладов государственных служащих (работников) установлено, что в нарушение [указать действующий на проверяемый период федеральный или локальный нормативный акт] установлены факты завышения (занижения) окладов (разрядов) [перечислить все факты завышения (занижения) с указанием должности, Ф.И.О., установленного оклада (разряда), с какого времени установлен, почему должен быть установлен другой оклад (разряд), сумму завышения оклада].

В нарушение постановления [указать действующий на проверяемый период федеральный или локальный нормативный акт] приказом руководителя [наименование проверяемой организации] от ___________ N __ с _________ г. должностной оклад [должность, Ф.И.О.] установлен в размере _______ руб. в месяц, следовало установить ________ руб., в результате чего неправомерно выплачено/переплачено (недоплачено) оклада по (количество) единицам обслуживающего персонала за период __________ в общей сумме __________ руб. Расшифровка приведена в Приложении N __.

[Приложение оформляется с указанием должностей, Ф.И.О., установленного оклада, следовало установить, переплата (недоплата).]

Проверкой правильности установления надбавок за выслугу лет установлено, что в нарушение [указать действующий на проверяемый период федеральный или локальный нормативный акт] в стаж работы [должность, Ф.И.О.] без соответствующего решения руководителя включен период работы (службы) [указать, в какой организации, на какой должности], не дающий права на установление надбавки за выслугу лет. За период _________ неправомерно выплачено _______ руб.

В нарушение [указать действующий на проверяемый период федеральный или локальный нормативный акт, наименование должности руководителя, Ф.И.О.] без соответствующего решения вышестоящего органа управления выплачено стимулирующих надбавок к должностному окладу на общую сумму _____ руб., в том числе [указать на основании какого документа (приказа) выплачено, за что надбавка, номера, даты расходных кассовых документов и выплаченную по каждому из них сумму].

Выявлены факты незаконных выплат надбавок [доплат, материальной помощи, премий] работникам без приказов руководителя организации. За период _______ 200_ г. без приказов руководителя выплачено ____ руб., в том числе [указать должности, Ф.И.О. работников, получивших деньги, реквизиты расходных кассовых документов и сумму по каждому из них].

В соответствии с приказом руководителя от "__" ________ 200_ г. N __ работникам [наименование учреждения] должна быть выплачена [премия, материальная помощь] в размерах от ___ до ___% должностного оклада согласно указанному в приказе списку. На основании данного приказа [должность, Ф.И.О.] начислено [премии, материальной помощи] на сумму _____ руб., что составляет __% должностного оклада вместо предусмотренных приказом ___%. По [наименование расходного кассового документа, номер, дата] выплачено ___ руб., переплата (недоплата) составила ____ руб. Также данным приказом не предусмотрена выплата [премии, материальной помощи, должность, Ф.И.О.], фактически ему выплачено ____ руб. Неправомерные выплаты/переплата [премии, материальной помощи] составили ____ руб.

Ревизией (проверкой) установлено, что в 200_ г. были заключены трудовые договоры (соглашения) с сотрудниками, состоящими в штате организации. Согласно контракту от _________ N __, заключенному с [должность, Ф.И.О.], не предусмотрены выплаты за [какие выплаты]. Фактически данные выплаты произведены за счет [указать, какого бюджета — федерального, субъекта РФ, местного, внебюджетных средств], вследствие чего за период с ________ по ________ неправомерно выплачено ________ руб.

Правильность оплаты отпусков проверена (за весь проверяемый период, выборочно). Установлено, что в нарушение [указать действующий на проверяемый период федеральный или локальный нормативный акт] в расчет среднедневного заработка [должность, Ф.И.О.] при расчете отпускных включено (не включено) [указать, какие выплаты]. В результате среднедневной заработок рассчитан в сумме ______ руб., отпускные начислены в сумме ____ руб. Среднедневной заработок за _______ месяц фактически составляет ________ руб. [указать, каким образом следовало произвести расчет], и отпускные следовало начислить в сумме _____ руб. [указать расчет]. Неправомерные расходы/переплата (недоплата) отпускных составили ________ руб.

Установлены нарушения ст. 126 ТК РФ. Так, по расходному кассовому ордеру [номер, дата] согласно приказу руководителя [наименование учреждения, Ф.И.О. руководителя] от __________ N ____ выплачена компенсация за полный неиспользованный отпуск за ____ год [должность, Ф.И.О. работника]. Всего установлено неправомерных выплат на общую сумму ____ руб. Сводный реестр приведен в Приложении __.

Установлены факты, когда в нарушение требований ст. 38 БК РФ в проверяемом периоде за счет средств [указать уровень] бюджета осуществлялись выплаты заработной платы, подлежащей оплате за счет [указать, за счет каких средств, описать выявленное нарушение], на общую сумму ________ руб., что в соответствии со ст. 289 БК РФ является нецелевым использованием бюджетных средств.

Выявлены факты уплаты платежей [по НДФЛ, ЕСН, обязательному страхованию (указать вид страхования), в Пенсионный фонд РФ] не по тем кодам бюджетной классификации, за счет которых было произведено начисление, что является нецелевым использованием бюджетных средств (ст. 289 БК РФ).

Выявлены факты уплаты платежей по НДФЛ за счет собственных средств учреждения, а не за счет средств работников, что отразилось в образовании сальдо переплаты на счете 303 01 по коду бюджетной классификации __________ по состоянию на "__" __________ 20__ г., что является нецелевым использованием бюджетных средств (ст. 289 БК РФ).

Автор: Т. Обухова

В материале анализируются наиболее распространенные ошибки, допускаемые государственными (муниципальными) учреждениями при начислении и выплате заработной платы своим сотрудникам.

Основными принципами правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений являются в том числе обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы, обеспечивающей достойное человека существование, не ниже установленного федеральным законом МРОТ (ст. 2 ТК РФ). Работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам зарплату в сроки, установленные в соответствии с ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами (ст. 22 ТК РФ). Соблюдение работодателем норм трудового законодательства РФ – предмет проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Об ошибках, допускаемых бухгалтерами учреждений при начислении и выплате заработной платы сотрудникам, мы поговорим в этой статье.

Предлагаем рассмотреть упомянутые ошибки на конкретных ситуациях.

Отсутствие в учреждении установленного срока выплаты заработной платы.

В бюджетном учреждении в соответствии с нормами законодательства РФ разработано и утверждено руководителем Положение об оплате труда. Зарплата работникам учреждения рассчитывается согласно данному положению. Как определено в ходе проверки, в учреждении не установлены конкретные сроки выплаты заработной платы.

В статье 136 ТК РФ говорится, что место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором. Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.

При нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм (ст. 236 ТК РФ).

Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Таким образом, отсутствие у учреждения утвержденных сроков выплаты заработной платы является нарушением положений ст. 136 ТК РФ.

Выплата заработной платы в меньшем размере.

Администратору учреждения приказом руководителя установлена ежемесячная стимулирующая выплата за интенсивность и высокие результаты работы в размере 5 500 руб. Однако, как выяснилось в ходе проверки, фактически работнику была начислена и выплачена сумма в размере 5 200 руб. Недоплата по зарплате составила 300 руб. в месяц. Поскольку на момент проведения проверки прошло четыре месяца, в течение которых работнику начислялась стимулирующая выплата в меньшем размере, общая сумма недоплаты составила 1 200 руб. (300 руб. х 4 мес.).

Согласно нормам ст. 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы (ст. 21 ТК РФ). В свою очередь, работодатель обязан (ст. 22 ТК РФ):

обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности;

выплачивать в полном размере причитающуюся работникам зарплату в сроки, установленные в соответствии с ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.

Поскольку в ходе проверки была выявлена сумма недоплаты, на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) следует произвести начисление недоплаченной суммы и выплатить ее работнику. Кроме того, учреждению необходимо рассчитать сумму компенсации за задержку такой выплаты.

Предлагаем уточнить ситуацию, которая является объектом рассмотрения. Начисление стимулирующих выплат производилось по коду вида деятельности 4. Коллективным договором учреждения определено, что при нарушении установленного срока выплаты зарплаты работникам выплачивается компенсация в размере 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Нарушение, выразившееся в недоначислении работнику стимулирующей выплаты, было произведено в ноябре – декабре 2016 года, а также январе и феврале 2017 года. Коллективным договором установлено, что срок выплаты заработной платы – 2-е число месяца, следующего за отчетным. Срок выплаты аванса – 16-е число месяца. Фактически сумма, недоплаченная работнику за четыре месяца (1 200 руб.), была выплачена ему 16.03.2017.

Произведем расчет компенсации:

Дата, когда выплата должна была быть произведена работнику

Фактическая дата выплаты работнику причитающейся ему суммы

Целью проведения аудита являются оценка применяемой бухгалтерией данного предприятия методики в области оплаты труда и выявление ее соответствия действующему законодательству. Для осуществления проверки правильности организации расчетов в бухгалтерской службе с сотрудниками предприятия по начислению и выплатам денежных сумм по оплате труда проводится аудит расчетов с персоналом по оплате труда.

Задачи проверки

В ходе проведения аудита на данном участке работы бухгалтерской службы осуществляется проверка:

• правильности отражения в регистрах бухгалтерского учета операций по учету расчетов по заработной плате;
• соответствия выполненных операций действующему законодательству;
• соответствия данных аналитического и синтетического учета по счетам учета расчетов по оплате труда с персоналом;
• правильности и достоверности расчетов по начислению заработной платы и удержанию из нее;
• правильности отражения данных в бухгалтерской отчетности по данным бухгалтерского учета.

Какие документы проверяются

В ходе осуществления данного вида аудита проверке подвергаются документы, подтверждающие расчеты по начислению и выдаче заработной платы, удержания из начисленной заработной платы. Это такие документы, как положения о премировании и стимулировании, договоры (трудовые и гражданско-правового характера), штатное расписание. Подвергаются проверке приказы, личные карточки работников, наряды, листки временной нетрудоспособности, ведомости выдачи заработной платы. Проверяются бухгалтерский баланс предприятия, главная книга, учетные регистры, приложения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.

Какие учетные регистры подвергаются проверке

В ходе осуществления аудита проверяются учетные регистры по следующим счетам:

• правильность удержания налогов из начисленной заработной платы – проверяется счет 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
• правильность начисления страховых взносов во внебюджетные фонды – проверяются учетные регистры счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» с изучением всех субсчетов;
• правильность начисления и выдачи заработной платы персоналу – проверяются учетные регистры счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• правильность расчетов по прочим операциям – учетные регистры 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• правильность расчетов по алиментам – учетные регистры 76 счета «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Методика проверки

Методика осуществления проверки представлена в таблице 1.

Таблица 1. Методика проверки

Этап проверки	Сущность этапа
1 этап. Проверка первичной документации	На данном этапе проверяется правильность оформления бухгалтерской документации по учету рабочего времени, документов платежных и расчетных, неполученной в срок заработной платы, т. е. депонированной.
2 этап. Проверка правильности расчетов сумм по оплате труда	Производится арифметическая проверка бухгалтерских документов по учету расчетов с персоналом по оплате труда.
3 этап. Проверка обоснованности расчетов по оплате труда	Проверяется, обосновано ли было начисление сотрудникам предприятия выплат по оплате труда. Производится проверка обоснованности расчета совокупного дохода сотрудников, предоставления налоговых вычетов, применения ставок налога на доходы физических лиц, начисления выплат в связи с особыми условиями труда (работа в ночные часы, сверхурочные, праздничные и выходные дни).
4 этап. Проверка обоснованности и правильности расчетов по НДФЛ	Производится проверка обоснованности расчета совокупного дохода сотрудников, предоставления налоговых вычетов, применения ставок данного налога, правильности предоставления налоговых льгот.
5 этап. Проверка правильности и обоснованности расчетов по исполнительным листам	Производится проверка правильности и обоснованности расчетов по исполнительным листам.
6 этап. Проверка соответствия показателей бухгалтерских счетов данным бухгалтерской отчетности	Производится проверка соответствия показателей счетов бухгалтерского учета информации, отражаемой в бухгалтерской отчетности.

В ходе проведения проверки могут быть обнаружены недочеты, нарушения. Среди основных:

• отсутствие договоров (коллективных и трудовых);
• нет заявлений сотрудников о предоставлении им льгот по НДФЛ;
• имеют место неправомерные включения для целей налогообложения в себестоимость продукции некоторых расходов;
• выплаты сотрудникам, которые не указаны в трудовых договорах, положениях;
• в базу для расчета страховых взносов не включаются выплаты за счет собственных средств предприятия.

По итогам проведения проверки сотрудники аудиторской фирмы разрабатывают рекомендации. Разработка рекомендаций направлена на избежание ошибок, которые были выявлены в ходе оценки работы предприятия в области расчетов по оплате труда.

Рекомендации касаются не только методов, которые используют в своей работе сотрудники бухгалтерии по учету труда и его оплаты, но и всей кадровой документации предприятия.