Инструкция 37 по технической инвентаризации скачать

Добавил: Александр Кулагин

Дата: [04.10.2013]

о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации

(утв. приказом Минземстроя РФ от 4 августа 1998 г. № 37)

(с изменениями, утв. Приказом Госстроя России от 04.09.2000 г. № 199)

1. Организация работ

Единица технической инвентаризации

Организация и порядок производства работ

2. Съемка земельного участка

Абрис земельного участка

Измерения земельного участка

План земельного участка

Текущая инвентаризация земельного участка

3. Съемка, характеристика и техническое описание здания, строения, сооружения

Составление абриса и измерение здания при технической инвентаризации

Техническое описание здания

Составление поэтажных планов

Подсчет площадей зданий

Определение строительного объема жилого здания

Текущая инвентаризация зданий

4. Определение технического состояния (физического износа) здания, строения, сооружения

5. Определение стоимости здания, строения, жилого помещения

6. Учет принадлежности домовладения, здания, жилого помещения (квартиры)

7. Представление статистической отчетности

8. Учет документов в архиве бюро технической инвентаризации

Материалы, подлежащие хранению

Порядок хранения документации

Ведение алфавитных и статистических карточек

Выдача и возврат дел. Инвентаризация архива

9. Указания по заполнению технических паспортов домовладения, здания (строения), жилого помещения (квартиры)

9.1. Технический паспорт домовладения

9.2. Технический паспорт на здание (строение)

9.3. Технический паспорт жилого помещения (квартиры).

Приложение 1 (обязательное)

Основные понятия, используемые в целях настоящей Инструкции

Приложение 2 (рекомендательное)

Параметры технического описания основных конструктивных элементов здания

Приложение 3 (рекомендательное)

О порядке учета самовольно возведенных или переоборудованных зданий

Приложение 4 (обязательное)

Форма инвентарной книги на домовый фонд

Приложение 5 (обязательное)

Реестр жилищного фонда, расположенного на территории, обслуживаемой ________________ БТИ

Форма книги учета дел, переданных в государственные архивы

Приложение 7 (рекомендательное)

Карточка учета выдачи и возврата инвентарного дела на домовладение

Приложение 8 (рекомендательное)

Журнал учета выдачи и возврата инвентарных дел

Приложение 11 (обязательное)

Технический паспорт домовладения

Приложение 12 (обязательное)

Технический паспорт здания (строения)

Приложение 13 (обязательное)

Технический паспорт жилого помещения (квартиры)

Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 1997 г. №1301 "О государственном учете жилищного фонда в Российской Федерации" установлено, что основной задачей государственного учета жилищного фонда в Российской Федерации является получение информации о местоположении, количественном и качественном составе, техническом состоянии, уровне благоустройства, стоимости объектов жилищного фонда и изменении этих показателей. Основой государственного учета является технический учет, который осуществляется путем проведения технической инвентаризации и регистрации документов об обязанностях правообладателей по содержанию жилых строений и жилых помещений.

Настоящая Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации (далее Инструкция) разработана во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 13 октября 1997 г. № 1301 Госстроем России (Минземстроем России), Московским областным бюро технической инвентаризации, Московским городским бюро технической инвентаризации, Республиканским управлением технической инвентаризации и определяет основные требования к организации и порядку проведения технической инвентаризации и учета жилищного фонда в городах и других поселениях Российской Федерации.

Требования настоящей Инструкции обязательны для всех организаций технической инвентаризации.

Единица технической инвентаризации

1.1. Единицей технической инвентаризации является: домовладение; отдельно стоящее основное здание.

1.2. На каждый объект составляется учетно-техническая документация, которая группируется в инвентарное дело.

1.3. Учету в бюро технической инвентаризации подлежат законченные строительством и принятые в эксплуатацию жилые здания (помещения), а также жилые здания (помещения), включаемые в жилищный фонд.

Организация и порядок производства работ

1.4. При производстве технической инвентаризации в городах и других поселениях следует придерживаться следующей очередности работ:

составление списка и установление нумерации домовладений, зданий;

изучение материалов, предшествовавших обследований, имеющих прямое или косвенное отношение к объектам инвентаризации;

изучение похозяйственных книг;

определение количества персонала, необходимого для производства обследований во всем его объеме в установленные сроки;

составление в отдельных случаях сметы на производство работ;

разбивка обследуемой территории на соответствующие районы и последних — на участки;

подбор и подготовка производственного персонала (ознакомление с инструкциями и производство пробных работ);

обследование и камеральные работы: измерение в натуре, описание конструктивных элементов зданий и определение физического износа, составление абрисов и планов земельных участков и зданий, а также экспликаций к ним, производство оценки зданий;

проверка и приемка выполненных исполнителем работ, включение материалов технической инвентаризации в архив БТИ.

Учетно-техническая документация может выполняться как на бумажных, так и на магнитных носителях. В случае выявления несоответствия данных преимущество имеют данные на бумажных носителях.

Работы по разделу 2 Инструкции при наличии планов земельных участков, подготовленных комитетами по земельным ресурсам и землеустройству, осуществляются организациями технической инвентаризации в части недостающих измерений. Не допускается при наличии планов земельных участков проведение организациями технической инвентаризации повторных съемок этих участков.

Абрис земельного участка

2.1. При измерениях в натуре составляется абрис земельного участка с нанесением всех имеющихся зданий, сооружений и границ видов угодий (двор, сад, огород, зеленые насаждения и т.п.).

В абрисе указываются номер домовладения, здания, наименование улицы, наименование собственника, даты начала и окончания съемки, контроля и подписи исполнителей.

Абрис земельного участка рекомендуется делать с таким расчетом, чтобы все измерения, надписи и цифровые данные были разборчивы и было видно к какому промеру конкретно относится каждая цифра или надпись.

Примечание: Небрежно составленный абрис, неудобный для чтения, рассматривается как дефектный. То же относится и к абрису, имеющему пропуски. В случае, если на абрисе сделана неверная надпись размера, то она не должна стираться. Она зачеркивается, а сверху надписывается правильная цифра.

Перерисовка абриса, подчистки и запись одних цифр по другим запрещается.

Если абрис составляется на нескольких листах, то его листы должны быть пронумерованы.

При ведении абриса возможны выноски отдельных деталей и надписей. Это необходимо сделать так, чтобы при составлении плана земельного участка по абрису не возникало сомнений, к какому месту относится вынесенная деталь или надпись.

При вычерчивании основных зданий в абрисе показывается их этажность, материал стен, назначение.

Абрис является основным материалом для вычерчивания плана и должен быть подготовлен так, чтобы другой исполнитель по нему мог без затруднений составить план земельного участка.

В абрисе делаются необходимые замечания и записи о произведенной проверке. Абрис подписывается контролером.

Измерения земельного участка

2.2. При обследовании земельного участка домовладения максимально используются планы ранее произведенных геодезических съемок.

2.3. Съемку участков простой конфигурации и малой площади (до 0,5 га) разрешается производить рулеткой.

2.4. Все измерения земельного участка, осуществляемые при его обследовании, заносятся в абрис земельного участка.

2.5. Ошибка измерения не должна превышать:

для границ участков и промеров съемки ситуации — 10 см для линий до 20 м; 1/200 (0,5%) для линий свыше 20 м, но не больше 100 см для линий длиннее 200 м;

для зданий — 3 см для линий до 6 м и 1/200 (0,5%) для линий свыше 6 м.

2.6. Все границы участка измеряются по всей их длине, а в случае, когда границы застроены и нет возможности осуществлять работы обычным способом, необходимо производить измерения частями или параллельно границе.

Каждый земельный участок имеет в натуре физические границы закрытые (заборы, ограды, строения, сооружения) и открытые (канавы, межевые знаки, вешки и пр.).

Измерение участка производится по осевым линиям оград, расположенных между участками и по внешней стороне оград, выходящих на улицы, проезды, площади и т.п.

В случае отсутствия ориентиров, без которых трудно установить границы земельных участков, инвентаризатор должен руководствоваться обстановкой, а также опросом собственников (пользователей) обследуемого и соседних участков, устанавливая границы условно (о чем делается соответствующее примечание в абрисе).

2.7. Измерение границ участка производятся с одновременным обмером зданий, строений и сооружений, расположенных в границах земельного участка, начиная с фасада основного здания и перемещаясь слева направо по периметру участка до исходной точки.

2.8. При измерении земельного участка должны быть взяты все необходимые замеры: засечки, створы, диагонали (система замкнутых треугольников), определяющие конфигурацию участка, направление изломов, углов, границ угодий и положение на участке зданий, строений и сооружений.

2.9. Измеряются и заносятся в абрис все строения постоянного типа, связанные с землей фундаментами или столбами, а именно:

основные здания и пристройки к ним;

строения служебного назначения: сараи, конюшни, навесы, ледники, погреба и др.;

сооружения: ограды, заборы, колодцы, мусорные ямы, тротуары, замощения, фонтаны и пр.

Не подлежат съемке строения переносные, временного характера.

2.10. Строения и сооружения должны быть измерены по своему периметру по цоколю для вычисления площади застройки и выше цоколя, по телу стен, для исчисления их площади.

Примечание 1: Площадь под зданием, расположенным на столбах, а также проезды под ним включаются в площадь застройки.

Примечание 2: Выступающие части стен (пилястры), раскреповки толщиной до 10 см и шириной до 1 м не измеряются и на абрис не наносятся. Все остальные выступы в зданиях измеряются, наносятся на абрис и включаются в площадь застройки.

При измерении здания по периметру необходимо выделять отдельные его части, в зависимости от назначения, материала стен и высот. Размеры на плане следует проставлять так, чтобы при оценке не встретилось затруднений в определении строительного объема здания и его частей.

План земельного участка

2.11. Составление плана земельного участка включает:

вычерчивание плана в карандаше по данным абриса;

контроль плана, вычерченного в карандаше;

вычисление площади участка и отдельных его частей;

вычерчивание плана в туши, согласно условным знакам, в масштабе 1:500 или 1:1000;

контроль после вычерчивания в туши.

2.12. На план земельного участка наносятся:

линейные измерения протяженности границ, взятые из абриса, без размерных стрелок у середины промерных линий;

наружные размеры зданий на плане (как правило, проставляются вне контура зданий);

все здания со всеми пристройками, тамбурами, галереями, лестницами, крыльцами, приямками и т.д., а также все сооружения: колодцы, заборы, замощения и контуры различных угодий.

Все здания и сооружения, согласно принятым условным знакам, после накладки и обводки тушью, раскрашиваются условными цветами (красками или тушью), в соответствии с материалом стен.

Подвалы, цокольные этажи, мезонины и мансарды показываются на плане пунктиром.

2.13. Каждому основному зданию, строению служебного назначения и сооружению на плане земельного участка присваивается литера.

Заборы и ограждения нумеруются арабскими цифрами, тротуары и замощения нумеруются римскими цифрами.

2.14. Подсчет площади земельного участка и отдельных его частей (застройка, сад, огород и т.п.) производится по данным измерений путем разбивки участка на простейшие геометрические фигуры (треугольники, трапеции и т.д.). При сложной конфигурации участков вычисление площадей может производиться планиметром.

Составление формул и подсчет по ним площадей земельного участка, угодий, площади застройки зданий, сооружений и замощений производится в абрисе.

Контроль работ

2.15. Проверка работ осуществляется контролером.

Контроль работ разделяется на:

проверку работ в натуре;

камеральный контроль, слагающийся из проверки чертежей и вычислительных работ.

2.16. При проверке работ в натуре контролер проверяет правильность и полноту съемки, правильность конфигурации и достоверность данных измерений земельного участка, достаточность взятых вспомогательных измерений и точность их (до 25% взятых при съемке измерений по зданиям и до 10% измерений по земельным участкам). Обнаруженные при контроле дефекты фиксируются на абрисе цветным карандашом.

2.17. При камеральной проверке контролер проверяет правильность накладки плана земельного участка, масштаб, условные обозначения, общее оформление плана, наличие всех необходимых размеров, надписей и подписей, соответствие литер зданий на плане земельного участка литерам в ранее составленных инвентаризационных материалах, правильность формул и исчисления площадей в абрисе и правильность составления экспликации к плану земельного участка.

2.18. Все выявленные контролером при проверке плана земельного участка дефекты, ошибки пропуски и неточности должны быть отражены в дефектном акте и устранены инвентаризатором.

Текущая инвентаризация земельного участка

2.19. Текущая инвентаризация земельного участка домовладения ведется в целях выявления происшедших изменений и отражения их в технических паспортах.

2.20. Учету подлежат следующие изменения:

изменения границ и внутренней ситуации земельного участка;

возведение, восстановление, надстройка, реконструкция и снос зданий и сооружений.

2.21. Основой для текущей инвентаризации служат:

данные непосредственного обследования отдельных домовладений, по которым имеются сведения о происшедших изменениях;

данные сплошного обхода и обследования домовладений в городах и других поселениях.

Данные оперативного учета и сообщения собственников домовладений (зданий) используются для предварительного получения сведений об объектах, по которым уже произошли или могут произойти изменения.

Эти данные включают сведения:

о возникновении, переходе или прекращении прав на земельный участок и здание;

об ограничениях (обременениях);

об изменениях границ и площади земельного участка;

о надстройках, перепланировках, произведенных капитальных и восстановительных ремонтах, о разрушениях от стихийных бедствий и т.п. зданий, строений, сооружений;

о сносе и возведении на земельном участке новых зданий и сооружений.

2.22. Бюро технической инвентаризации взаимодействуют с учреждениями, предприятиями и организациями, которые располагают сведениями об изменениях в правовом режиме, составе, состоянии и стоимости жилищного фонда, а именно:

с учреждениями юстиции по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

с комитетами по земельным ресурсам и землеустройству;

с организациями жилищно-коммунального хозяйства;

с органами архитектуры и градостроительства;

с нотариальными конторами, судами и банками;

со страховыми и пожарными органами;

с другими структурными подразделениями органов местного самоуправления.

2.23. В инвентарных делах результаты текущей инвентаризации отражаются путем добавления новой информации к имеющейся.

Изменения на земельном участке в зданиях и сооружениях устанавливаются путем сличения старых данных, отраженных в планах и описях, с действительным состоянием объектов путем, установленным непосредственным обследованием последних на месте инвентаризаторами.

Необходимые изменения вносятся в абрис, а затем на план и в экспликацию земельного участка.

Изменения на план вносятся цветной тушью путем зачеркивания старых контуров и нанесения новых, если этим не осложняется чтение планов. В противном случае, т.е. при наличии большого числа изменений, планы вычерчиваются заново.

В отдельных случаях, когда свободного места для выносок на листе не имеется, могут применяться клапаны, т.е. кальки, приклеиваемые одним краем к плану (вне контуров границ участка), на которые наносятся как новые, изменившиеся контуры, так и прежние, не изменившиеся.

Цифровые данные и надписи на планах и в экспликациях исправляются путем зачеркивания и внесения новых тушью другого цвета.

Замена плана земельного участка и текстовых материалов новыми производится также в случае значительного их обветшания и загрязнения.

Основная задача госучета жилфонда России состоит в получении сведений, связанных с местоположением, качественным и количественным составом, техническим состоянием, уровнем благоустройства, стоимостью объектов жилфонда и изменениями рассматриваемых показателей.

В качестве основы госучета выступает технический учет, осуществляемый посредством проведения технической инвентаризации и регистрационных действий с документами, оговаривающими обязанности правообладателей относительно содержания жилых помещений и строений.

Об этом речь идет в правительственном постановлении от 13 октября 1997 года под номером 1301 «О госучете жилфонда в РФ». Во исполнение этого постановления Минземстроем России, Московским городским и областным БТИ, а также Республиканским управлением техинвентаризации была разработана Инструкция об осуществлении учета жилфонда в РФ.

Этот документ устанавливает основные требования, связанные с организацией и порядком проведения технической инвентаризации и учета жилфонда, как в городах, так и поселениях РФ.

Требования являются обязательными для всех предприятий технической инвентаризации.

Инструкция включает в себя 9 основных разделов плюс 13 приложений обязательного и рекомендательного характера.

Утверждаю разработанную Республиканским бюро технической инвентаризации Министерства "Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации".

1. Министрам коммунального хозяйства АССР, начальникам управлений коммунального хозяйства край(обл)исполкомов, начальникам управлений жилищного хозяйства Московского, Калининского, Ростовского облисполкомов и Алтайского крайисполкома, начальникам бюро технической инвентаризации Мосгорисполкома и Ленгорисполкома ввести в действие вышеуказанную Инструкцию во всех подведомственных бюро (группах) технической инвентаризации.

2. Производственному предприятию "Оргмашучет" (т. Бычков М.В.) до 1 апреля 1971 года издать "Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации" тиражом 5 тыс. экземпляров и разослать наложенным платежом по разнарядке Республиканского бюро технической инвентаризации МКХ РСФСР.

Заведующий архивом МКХ РСФСР

4 января 1971 года

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВОМ БЮРО ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

§ 1. Архив бюро технической инвентаризации предназначается для хранения учетно-оценочной и правоустанавливающей документации на объекты основных фондов жилищно-коммунального хозяйства.

§ 2. В целях обеспечения сохранности документации помещение архива должно быть изолированным, сухим и безопасным в противопожарном отношении. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3-го этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери целесообразно обивать железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня помещение архива опечатывать.

§ 3. Для размещения документации помещение архива оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел (приложение N 1 — не приводится).

Для хранения алфавитной и статистической карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками (приложение N 2 — не приводится).

§ 4. Ответственность за сохранность материалов, находящихся в архивохранилище, несут начальник бюро и техник архива, а там, где их не имеется, уполномоченное лицо.

§ 5. Архивохранилище обеспечивается:

— переносной лестницей-стремянкой в целях безопасной работы на верхних стеллажах;

— пылесосом для удаления пыли;

— рабочим халатом для техника архива.

дело и правоустанавливающая документация, статистическая карточка на строение, алфавитная карточка на владельца) погашенные по причине сноса, пожара или другого стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года.

По истечении этого срока, исчисляемого с момента сноса или стихийного бедствия, основные показатели инвентаризационного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел (Приложение 3).

При этом в графе 4 книги указываются все адреса, которые в свое время были присвоены строению.

Материалы инвентаризации на ликвидированные по различным причинам объекты внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения хранятся так же 3 года, после чего уничтожаются.

На отобранные к уничтожению материалы составляется акт комиссией, назначаемой начальником бюро, которая одновременно определяет способ уничтожения документации.

III. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

§ 9. Хранящиеся в архиве материалы должны быть оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываются и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.

§ 10. Инвентарное дело на строение разделяется на три отдельно сброшюрованные в обложки группы документов. К первой группе следует относить материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:

— технический паспорт или инвентаризационная форма 1-"У" на строение;

— план земельного участка;

— инвентаризационная форма 2-"С" на основное строение;

— поэтажный план основного строения;

— экспликация к поэтажному плану.

Во вторую группу относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в хронологическом порядке.

В третью группу — абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризации), расположенные в указанной выше последовательности. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку "Погашено. Дата. Подпись".

Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе.

§ 11. Поступающие в архив материалы на домовый фонд, объекты внешнего благоустройства и инженерные сети регистрируются в инвентарных книгах соответственно по прилагаемым формам (Приложение 4 и 5). Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

§ 12. Инвентарная книга на домовый фонд первоначально заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу (поселку) без разграничения их по фондам. В дальнейшем инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления. Присвоенный инвентарный номер проставляется в верхнем левом углу обложки дела. Номер, в зависимости от метода группировки дел, состоит:

а) для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц — из порядкового номера по инвентарной книге;

б) для дел, группируемых по кварталам — из дробного номера, числитель которого — инвентарный номер, знаменатель — номер города (района города), поселка (присвоенного условно), номер квартала и папки.

Например: ——- означает, что дело зарегистрировано в

инвентарной книге за N 75, строение находится в г. Бийске

(условно — 1), квартала 115, дело хранится в 6 папке.

§ 13. Инвентарные номера на материалы объектов внешнего благоустройства и инженерных сетей присваиваются в соответствии с порядковой записью в инвентарной книге.

§ 14. Инвентаризационно-технические дела на строения отыскиваются в архиве по инвентарному номеру, который указывается в статистической или алфавитной карточке, а дела на объекты внешнего благоустройства и инженерные сети по инвентарному номеру, указанному в алфавите наименования объектов (Приложение N 9).

§ 15. Инвентарные дела, погашенные по основаниям указанным в § 8, исключаются из инвентарной книги по данным обследований. При этом в примечании инвентарной книги делается запись, объясняющая причину погашения дела.

§ 16. При разделе одного домовладения на два или несколько самостоятельных с обособленными участками, за одним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым присваиваются новые инвентарные номера в порядке поступления их в архив.

Документы на общее домовладение погашаются и оставляются в деле, которому сохранен прежний инвентарный номер.

IV. ВЕДЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКОЙ И АЛФАВИТНОЙ КАРТОТЕК

§ 17. Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому городу (поселку) карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.

§ 18. Алфавитная картотека составляется на всех домовладельцев строений и предназначается для отыскания дела в случае, когда местонахождения строения заранее неизвестно.

§ 19. Алфавитные карточки в целом по обслуживаемым городам и поселкам размещаются в ящиках в алфавитном порядке наименования владельцев. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием начальных букв наименования владельца.

§ 20. Алфавитные и статистические карточки по снесенным строениям (§ 8), а также алфавитные карточки выбывших владельцев погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся в течение 3 лет отдельно в том же порядке.

V. ВЫДАЧА И ВОЗВРАТ ДЕЛ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АРХИВА

§ 21. Инвентарные дела выдаются определенному кругу лиц, по усмотрению руководства бюро. Виновные в утрате или порче материалов обязаны возместить их стоимость восстановления.

§ 22. На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и возврата материалов. Карточка на материалы домового фонда (Приложение N 6) хранится в деле, а при выдаче — оставляется на месте его хранения.

Кроме этого ведется журнал учета выданных дел по бригадам или отдельным исполнителям (Приложение N 7).

Карточки на материалы благоустройства и инженерные сети (Приложение 8) хранятся аналогично карточкам на материалы домового фонда, а на выданные дела — в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц (переулков).

§ 23. Периодически, но не реже одного раза в год, а также при замещении должности техника архива, по распоряжению начальника бюро производится инвентаризация, в результате которой выявляется наличие и полнота дел, имеющихся в архивохранилище; учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления.

На 1 января каждого года под последней регистрацией в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.