Как правильно подписывать товарную накладную торг 12

Товарную накладную по форме N ТОРГ-12 подписывают работники организации, имеющие право подписи первичных учетных документов на отгрузку (получение) ТМЦ и (или) представители организации, действующие на основании доверенности. Если при получении ТМЦ накладная подписана лицом, действующим на основании доверенности, нужно указать ее реквизиты. ТОРГ-12 на бумажном носителе подписывают собственноручными подписями с указанием фамилии, инициалов и должности. Использование факсимильного воспроизведения подписи рискованно.

Чьи подписи предусмотрены в товарной накладной по форме N ТОРГ-12

В товарной накладной по форме N ТОРГ-12 предусмотрены подписи лиц, совершивших отгрузку (приемку) ТМЦ и (или) ответственных за ее оформление со стороны продавца (грузоотправителя) и покупателя (грузополучателя) (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Право подписи товарной накладной имеют лица, внесенные в перечень, определенный руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Как оформить право подписи товарной накладной

Чтобы оформить право подписи товарной накладной, составьте перечень должностей и (или) список работников, имеющих право подписывать документы на получение и отпуск ТМЦ, и утвердите его приказом руководителя (п. 9 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ). Как правило, в этот перечень (список) включают материально-ответственных лиц, фактически отгружающих и принимающих ТМЦ (например, кладовщиков), а также работников бухгалтерии.

Если ваш работник получает ТМЦ со склада поставщика (грузоотправителя), выдайте ему доверенность (п. 45 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ). Оформить доверенность можно по типовым межотраслевым формам N М-2 или N М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

В товарных накладных на бумажном носителе нужно проставлять собственноручные подписи. Первичные учетные документы с факсимильным воспроизведением подписей не принимаются контролирующими органами в качестве оправдательных документов для целей исчисления налога на прибыль (п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Письмо Минфина России от 13.04.2015 N 03-03-06/20808).

Порядок подписания товарной накладной по форме N ТОРГ-12 со стороны продавца

В товарной накладной по форме N ТОРГ-12 предусмотрено проставление подписей со стороны продавца с указанием фамилий, инициалов и должностей лиц, подписавших первичный учетный документ.

Если товарную накладную со стороны продавца подписывает лицо, действующее на основании доверенности, указывать ее реквизиты не нужно, так как отдельная строка в ТОРГ-12 для этого не предусмотрена.

Кто подписывает товарную накладную по форме N ТОРГ-12 со стороны продавца

Со стороны продавца товарную накладную подписывают:

• в строке «Отпуск груза разрешил» — руководитель организации (иное уполномоченное лицо);
• в строке «Главный (старший) бухгалтер» — главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии, уполномоченный на оформление накладной;
• в строке «Отпуск груза произвел» — лицо, фактически отгрузившее ТМЦ со склада.

В строке «Отпуск груза произвел» ТОРГ-12 расписывается работник продавца, фактически отпустивший товар и имеющий право подписи первичных учетных документов на отпуск ТМЦ, если товар отгружен со склада продавца.

В случае, когда продавец и грузоотправитель — разные организации (например, при транзитной торговле), подпись в строке «Отпуск груза произвел» ставит работник продавца, ответственный за оформление операции, на основании накладной, оформленной грузоотправителем, в которой имеется подпись, подтверждающая фактический отпуск ТМЦ.

Датой подписания ТОРГ-12 продавцом является дата отгрузки (отпуска) ТМЦ.

Кто должен ставить печать на товарной накладной со стороны продавца, если грузоотправитель — другое лицо

Печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Однако если стороны сделки имеют печати и должны их проставлять исходя из условий договора, то в подтверждение отгрузки (отпуска) ТМЦ в адрес покупателя (грузополучателя) ставить ее должен продавец, в том числе в случаях, когда грузоотправитель — другое лицо.

Порядок подписания товарной накладной по форме N ТОРГ-12 со стороны покупателя

В товарной накладной по форме N ТОРГ-12 предусмотрено проставление подписей со стороны покупателя с указанием фамилий, инициалов и должностей лиц, подписавших первичный учетный документ.

Кто подписывает товарную накладную со стороны покупателя

Со стороны покупателя в товарной накладной расписываются лица, имеющие право подписи.

Строки «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» в товарной накладной по форме N ТОРГ-12 заполняют в следующем порядке.

В строке «Груз принял» накладной по форме N ТОРГ-12 расписывается лицо, принявшее груз в месте передачи ТМЦ, отличном от склада покупателя (грузополучателя). Например, при приемке ТМЦ на складе продавца или грузоотправителя подпись в этой строке может поставить работник покупателя или представитель транспортной компании, нанятой покупателем.

На лиц, получающих груз от имени покупателя, оформляют доверенность, реквизиты которой указывают в строке «По доверенности N __ от «__» ____».

В строке «Груз получил грузополучатель» товарной накладной ставит подпись лицо, принявшее груз на складе покупателя (например, материально-ответственные работники склада), если товар доставляется на склад покупателя.

Если товары поступают на склад иной организации (грузополучателя), минуя склад покупателя (например, при транзитной торговле), подпись в строке «Груз получил грузополучатель» ставит работник покупателя, ответственный за оформление операции, на основании накладной, оформленной покупателем и грузополучателем, в которой имеется подпись грузополучателя, подтверждающая фактическое получение ТМЦ.

Когда подписывается товарная накладная со стороны покупателя

Товарная накладная подписывается в строке «Груз принял» в момент получения ТМЦ представителем покупателя в месте, отличном от склада покупателя.

В строке «Груз получил грузополучатель» подпись ставится после приемки ТМЦ на складе покупателя (грузополучателя).

Срок подписания товарной накладной покупателем законодательством не установлен, но может быть прописан в договоре с продавцом.

Датой подписания ТОРГ-12 покупателем является дата приемки ТМЦ на складе покупателя.

Кто должен ставить печать при оформлении накладной со стороны покупателя, если покупатель и грузополучатель разные лица

Печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Однако если стороны сделки имеют печати и должны их проставлять исходя из условий договора, то в подтверждение получения ТМЦ в товарной накладной нужно ставить печать покупателя также в случаях, когда покупатель и грузополучатель разные лица.

По общему правилу гражданского законодательства переход права собственности на товар происходит в момент его передачи продавцом покупателю или его уполномоченному лицу.

Для целей бухгалтерского учета такой факт должен быть отражен первичным учетным документом. Самым частым случаем при продаже товара одним субъектом хозяйственной деятельности другому является использование товарной накладной. Рассмотрим, кто и где должен расписываться в данном документе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-44-61 . Это быстро и бесплатно !

Обязательно ли подписывать ТОРГ-12?

В соответствии с законом о бухгалтерском учете подписание товарной накладной уполномоченными представителями сторон является обязательным.

Без подписей, при необходимости заверенных печатями, товарная накладная не может быть принята к учету, также её невозможно использовать в суде в качестве подтверждающего документа.

Что такое товарная накладная ТОРГ-12 и для чего нужна эта форма, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о том, как правильно заполнять товарную накладную.

Проставление подписей

Сколько всего подписей должно быть в документе ТОРГ-12? По общему правилу товарную накладную должны подписать пять человек: три со стороны отправителя товара и два – со стороны получателя.

Кто и где их должен ставить?

Со стороны отправителя груза накладную подписывают:

1. В графе «Отпуск груза разрешил» — индивидуальный предприниматель лично или лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица (как правило, это руководитель организации).
2. В графе «Главный (старший) бухгалтер» — лицо, занимающее соответствующую должность или на которое возложены такие обязанности приказом работодателя.

Старший бухгалтер имеет право подписи только при отсутствии главного бухгалтера, когда обязанность по ведению бухгалтерского учета руководитель или предприниматель возложили на себя.

Со стороны получателя подписи ставят:

1. В графе «Груз принял» — лицо, непосредственно получившее товар от представителя продавца. Это могут быть, например, работники склада или отдела материально-технического снабжения.
2. В графе «Груз получил грузополучатель» — руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Как правильно это сделать?

При подписании товарной накладной в каждой графе должны содержаться:

• Должность лица, подписывающего документ. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию и приказу о приеме лица на работу.
• Подпись.
• Расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов.

Можно ли использовать факсимиле?

Использование факсимиле в товарной накладной не допускается. В таком случае она считается неподписанной и не может быть принята к учету.

Особенности для электронного документа

Между отправителем и получателем товара может быть организован электронный документооборот при наличии совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки документов, подписанных электронной цифровой подписью.

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, только если он подписан квалифицированной электронной подписью. Это означает, что такая подпись должна быть получена на всех лиц, подписывающих накладную в форме электронного документа.

Об особенностях оформления товарной накладной в электронном варианте и по форме ТОРГ-12, читайте здесь.

Действия по доверенности

При наличии доверенностей на подписание ТОРГ-12 количество подписей можно сократить: до двух — со стороны отправителя и одной — со стороны получателя. Обычно отправитель товара выдает доверенность на право подписи от имени бухгалтера и того, кто разрешил отгрузку, лицу, непосредственного отгружающему товар, а получатель – лицу, принимающему товар.

Оформление доверенности

Правом выдачи доверенности располагают только руководитель организации или предприниматель лично. Выдача доверенности другими лицами допустима только тогда, когда они сами получили право совершать такие действия с возможностью передоверить их третьим лицам.

В доверенности от имени юридического лица указываются:

1. название документа;
2. номер по внутреннему документообороту (при необходимости);
3. место выдачи;
4. дата выдачи (число и месяц указываются прописью);
5. полное наименование и реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП, адрес места нахождения);
6. должность, фамилия, имя и отчество выдающего доверенность, документ, подтверждающий его полномочия;
7. сведения о доверенном лице (фамилия, имя и отчество, данные паспорта или иного удостоверения личности, место постоянной регистрации);
8. перечень действий, которые доверенное лицо имеет право совершать от имени доверителя, в том числе какие документы он может подписывать;
9. срок действия (максимальный срок действия доверенности не предусмотрен, если срок не указан, она действительна один год);
10. право передоверия полномочий или запрет на него;
11. удостоверение подписи доверенного лица;
12. должность, подпись, фамилия и инициалы выдавшего доверенность.

• Скачать бланк доверенности на право подписи товарных накладных
• Скачать образец доверенности на право подписи товарных накладных

Индивидуальные предприниматели вместо сведений об организации и лице, выдающем доверенность, указывают свой статус, полные фамилию, имя и отчество и реквизиты (ОГРНИП, ИНН, адрес постоянной регистрации).

Получатели товара для упрощения документооборота могут использовать унифицированные формы М-2 и М-2а. Это разовые доверенности, в которых отражается дата выдачи, номер счета, перечень конкретных материальных ценностей и их количество, которые доверенное лицо должно получить у конкретного поставщика по указанному в них договору или счету.

При предоставлении поставщику оригинала такой доверенности, подпись руководителя организации или доверенного лица в накладной может не проставляться, так как она содержит все необходимые подписи и реквизиты.

Особенности заполнения ТН

При получении товара по доверенности в товарную накладную вносятся сведения о выданной доверенности (номер и дата), выдавшей её организации и доверенном лице. Название организации может быть приведено в краткой форме.

О доверенном лице указываются следующие сведения:

При получении им доверенности по форме М-2 или М-2а, оригинал которой передается отправителю товара, достаточно указать должность, фамилию и инициалы.

Приказ на уполномоченное лицо

Приказ может быть издан только в отношении работников, подписавших трудовой договор. Его можно составить в произвольной форме, если образец не утвержден локальными нормативными актами.

Такой приказ должен содержать указания на сотрудника, которому предоставляется право подписи документов, и какие именно документы он получает право подписывать. Перечень документов можно детализировать либо указать их основные признаки, например, первичные документы бухгалтерского учета.

Подписание накладной только на основании приказа не допускается, в этом случае она считается недействительной.

Уклонение покупателя от оформления факта приемки

На практике нередко возникают случаи, когда после получения товара покупатель уклоняется от оформления факта приемки. Что делать, если покупатель не подписывает накладную? В данном случае поставщик имеет право требовать оформления факта приемки в судебном порядке.

В суде будет необходимо доказать, что товар находится во владении покупателя или указанного им грузополучателя. В качестве доказательства могут быть привлечены:

• транспортные и почтовые документы, подтверждающие доставку товара по указанному покупателем адресу;
• транспортные и почтовые документы, подтверждающие отправку товарных накладных грузополучателю и требование вернуть документы с его подписью;
• акты сверок;
• переписка с покупателем и указанным им грузополучателем, в том числе претензионная по факту уклонения от подписания товарной накладной.

При отказе грузополучателя от подписания накладной в ней делается отметка об этом. Накладная, подписанная одной стороной, может быть признана судом недействительной только, если мотивы отказа второй стороны признаны им обоснованными. Если грузополучатель необоснованно отказывается оформить принятие товара и оплатить его, суд обяжет его это сделать.

Совсем другая ситуация возникает, если отказ в приемке товара возникает по объективным причинам. Тогда получатель должен составить акт об отказе принять товар и направить его поставщику вместе с полученным товаром и поступившими документами.

Составление акта об отказе

Отказ в приеме товара может вынести только комиссия, состав которой утверждается организацией-грузополучателем. Численный состав комиссии – не менее трех человек.

Акт содержит следующие обязательные реквизиты:

1. название документа;
2. дата составления;
3. место составления;
4. сведения о составе комиссии с указанием должностей, фамилий и инициалов;
5. указание на выявленные несоответствия с техническим заданием или договором поставки, а также установленными нормативно-правовыми актами требованиями к качеству;
6. решение комиссии об отказе в приеме товара (с указанием товарной накладной, на основании которой поступил товар) и его возврате поставщику;
7. подписи членов комиссии.

В правильном оформлении учетных документов, подтверждающих передачу товара, заинтересованы обе стороны. Это поможет им избежать лишних трудозатрат не только при взаимоотношениях друг с другом, но и с контролирующими органами, а также в суде.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-44-61 (Москва)
+7 (812) 425-63-42 (Санкт-Петербург)

Кто имеет право расписываться в графах "Груз принял", "Груз получил грузополучатель" в товарной накладной ТОРГ-12? Необходима ли доверенность на право подписи?

Форма товарной накладной ТОРГ-12 (далее — ТОРГ-12) и указания по ее заполнению (далее — Указания) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

В соответствии с Указаниями товарная накладная по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Обращаем внимание, что ни одним нормативным документом, в том числе и Указаниями, не разъясняется порядок заполнения реквизитов ТОРГ-12.

Согласно п. 1 ст. 509 Гражданского кодекса поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя.

Исходя из того, что основанием для передачи товара является договор, в графе "Грузополучатель" должны отражаться данные лица, являющегося покупателем или получателем, указанным в договоре поставки.

Поэтому в строке "Груз получил грузополучатель" должна стоять подпись лица, являющегося конечным получателем (покупателем), либо лица выступающего от его имени.

Заполнение графы "Груз принял", по нашему мнению, зависит от того, каким образом приобретенные товарно-материальные ценности доставляются покупателю, учитывая, что доставка товара может быть осуществлена силами поставщика (продавца), получателя (покупателя) или третьим лицом.

Полагаем, что если доставка груза покупателю осуществляется поставщиком, т.е. передача груза осуществляется непосредственно на складе покупателя, то в этом случае графа "Груз принял" не заполняется (ставится прочерк). В графе "Груз получил грузополучатель" материально-ответственное лицо организации-покупателя ставит свою подпись и печать организации.

Если доставка груза покупателю осуществляется через доверенное лицо, т.е. уполномоченный представитель организации-покупателя принимает груз на складе поставщика, то в этом случае в ТОРГ-12 указываются реквизиты доверенности, а в графе "Груз принял" ставится подпись доверенного лица. Графа "Груз получил грузополучатель" заполняется при передаче груза доверенным лицом материально-ответственному лицу организации-покупателя, соответственно, в указанной графе ставит свою подпись материально-ответственное лицо.

Согласно ст. 312 ГК РФ должник вправе при исполнении обязательства потребовать доказательств того, что исполнение принимается самим кредитором или управомоченным им на это лицом, и он несет риск последствий непредъявления такого требования.

В силу ст. 182 ГК РФ полномочия представителя могут возникать на основании доверенности, указания закона либо акта уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, а также могут явствовать из обстановки, в которой действует представитель.

Возможность действовать от имени организации без доверенности предусмотрена только для ее единоличного исполнительного органа (например для обществ с ограниченной ответственностью — в силу пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ, для акционерных обществ — в силу п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ).

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым и непосредственно соответствующему третьему лицу. Доверенность от имени покупателя выдается за подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или иного лица, уполномоченного учредительными документами, с приложением печати организации. Покупатель может уполномочить на получение товара не только своего работника, но и иное физическое лицо или юридическое лицо.

Для оформления полномочий представителя на получение товара обычно применяются унифицированные формы М-2, М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Такая доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком. Поэтому доверенность выдается не на право подписи в ТОРГ-12, а на получение товарно-материальных ценностей. На основании такой доверенности представитель, уполномоченный организацией на получение товарно-материальных ценностей, имеет право подписи в товарной накладной.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Кузьмина Анна

9 августа 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.