Как убрать вакантную должность из штатного расписания

Статьи, обзоры, комментарии экспертов

Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Утверждение штатного расписания

Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции.

Образец приказ об изменении штатного расписания сокращение вакантных должностей

Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

Правки вносятся в следующих случаях:

• при введении новой должности или нового структурного подразделения;
• при изменении их наименования;
• при изменении оклада или тарифной ставки;
• при ликвидации вакантных позиций и отделов;
• при сокращении штата или численности.

Введение новых штатных единиц

Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

Изменение названия должности или подразделения

Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

Коррекция размера окладов или тарифных ставок

Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей и подразделений

Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

Сокращение штата

Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

Ведь запись о приеме на определенную должность в книгу о труде вносится, соответственно при изменении названия вносятся корректировки и в оговоренный документ с указанием номера приказа и даты его издания в порядке, определенном Инструкцией по заполнению книжек о труде. Сколько раз в год и как часто допускаются новшества? Количество внесения изменений в штатное расписание на законодательном уровне не установлено. Следовательно руководство предприятия может по своему усмотрению вносить изменения в оговоренный документ столько раз, сколько пожелает, но с учетом процедуры, оговоренной на законодательном уровне. При внесении изменений в наименование должности либо размер оклада действующего сотрудника она подразумевает двухмесячный срок уведомления.

Как правильно указать в штатном расписании вакантную должность

При начале своей работы, у предприятия довольно ограниченный ассортимент услуг из-за того, что пока нет постоянных клиентов и наработок. Но, через пару лет своей деятельности, организация способна увеличить спектр своих возможностей и выдвинуть новые проекты. Все это отразится на том, что специалистов будет недостаточно, а те, которые есть, не справляются с объемом работы.

По этой причине в штатном расписании меняют и расширяют круг должностей, а также отделов, с конкретными окладами и доплатами.

Сокращение, исключение, ликвидация вакантных должностей. Во всех этих случаях расписание штата претерпевает изменения. При этом, должности могут быть как действующие, так и вакантные.

В организации могут сменить оборудование, и тогда потребуется меньше работников, чтобы его обслуживать.

Изменения оформляют одним из следующих способов:– приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание. При этом планируемые изменения перечисляют в тексте самого приказа;– приказом об утверждении нового штатного расписания. Вариант обновления документа работодатели выбирают сами.
Если корректировки небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения приказом, когда же в организации планируются масштабные кадровые изменения – утверждать новое расписание. Приказ о внесении изменений составляют в произвольной форме. В нем указывают причины корректировок и их суть, дату введения в действие, которая может не совпадать с датой издания приказа.
Пример Генеральный директор ООО «Аристотель» Мария В.

Как вывести должность из штатного расписания

Внимание

Чтобы зафиксировать, кто именно из сотрудников какие должности занимает, а также отмечать вакансии, периоды длительного отсутствия на работе и временное замещение, составляют штатную расстановку . Для этого удобно использовать форму штатного расписания № Т-3, включив в нее графы «Фамилия и инициалы», «Сведения о работнике». Как указывать должности в штатном расписании В штатном расписании отражаются все имеющиеся в организации должности, в том числе и вакантные.

Если работа не связана с вредными или тяжелыми условиями труда, работодатель может самостоятельно формулировать название должности ( ст. 57 ТК РФ ). При этом закон не запрещает использовать общепринятые сокращения «Оператор ПК», «Начальник отдела веб-разработок».

Приказ об изменении штатного расписания

Важно

Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке. Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок. В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.

Инфо

Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии. Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств, то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

В случае внесении изменений в штатное расписание ознакомление всех сотрудников с оговоренным документом не обязательно, но только при условии, что изменения не отражаются на деятельности работника. То есть если принято решение о введении нескольких должностей, никого ознакомлять не нужно, если же грядет сокращение, то с приказом о высвобождении должны быть ознакомлены сотрудники, подлежащие увольнению. И конечно, если изменяется размер оплаты труда либо надбавок, уведомляются только те сотрудники, чей оклад подвергается изменению, причем с соблюдением процедуры, оговоренной в ст.74 ТК РФ.

Ответственность за неверно составленные документы Учитывая, что не все кадровики знают, как правильно оформить внесение изменений в штатное расписание, возникают ошибки, которые ведут к нарушению прав тружеников, что в свою очередь чревато негативными последствиями.

Основания для внесения изменений в штатное расписание

Рассчитывать на оговоренную гарантию труженики могут только в том случае, если в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме отработают на определенной должности не менее 10 лет. Также обязательными к соблюдению профстандарты являются и для государственных учреждений и для компаний, в которых 51% акций принадлежит РФ. Изменение окладов Как правило, размер оклада устанавливается в штатном расписании изначально, еще при создании компании, но ведь в процессе трудовой деятельности прибыль, а значит и финансовые возможности предприятия могут увеличиваться, как и объем труда.

В связи с этим в окладную систему могут быть внесены изменения. Также основанием для внесения изменений в оплату труда могут быть нормы федерального законодательства, предусматривающие увеличение минимального размера оплаты, который рассчитывается ежегодно с учетом потребительской корзины и инфляции.

Приказ об изменении штатного расписания (образец)

После чего 24 апреля 2013 года был издан приказ о внесении изменений в штатное расписание с 6 мая 2013 года. Исправляем ошибку Ошибка Как правильно Работодатель установил в штатном расписании несколько должностей на иностранном языке: web-разработчик, IT-специалист, PR-менеджер. Кадровое делопроизводство нужно вести на русском языке ( ч.

1 ст. 3 Федерального закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ , п. 6 Правил, утвержденных постановлением № 225).

Приказ об изменении штатного расписания

Что будет, если… Если работодатель на основе штатного расписания будет вносить в трудовые книжки сотрудников наименования должностей на иностранном языке, его могут привлечь к административной ответственности за нарушение норм трудового права в виде штрафа до 50 000 рублей ( ст. 5.27 КоАП РФ ).

Изменение штатного расписания — что нужно знать

Это значит, что если руководство решило пополнить штат дополнительными должностями, то об этом знать подчиненным не обязательно. Если же намечается сокращение, то об этом необходимо знать тем рабочим, которых решили уволить. Сообщается о сокращении уведомлением в виде приказа, который руководитель должен предоставить сотрудникам под роспись. Естественно, что об изменениях в зарплате подчиненные также должны знать. В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК. к содержанию ↑ Как часто можно менять штатное расписание? В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании. Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет. Но, при этом он должен действовать, согласно процессу, допустимому на уровне законодательства.
Подписывает данный документ руководитель и главный бухгалтер. (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения) к содержанию ↑ Алгоритм действий при переименовании должности Изменения в наименовании должности или профессии не считается переводом на другую должность, а является изменением существенных условий трудового договора (ст. 32 ТК РФ). Какие условия трудового договора являются существенными читайте в нашей статье. В этом случае алгоритм будет такой:

• Доводим до сведения работника об изменениях.
• Сделать это можно с помощью уведомления сотрудника в письменном виде.
• Вносим изменение в трудовой договор посредством заключения дополнительного соглашения.
• Образец дополнительного соглашения скачивайте здесь бесплатно.

Штатное расписание: исключаем должность (образец)

Какие способы внесения изменений существуют?

Изменения в штатное расписание вносятся не только в том случае, когда работодателю нужно ввести новые профессии. Оно также меняется, если необходимо вывести из расписания штатную единицу.

Сделать это можно:

• с помощью приказа;
• утверждением нового ШР.

Рассмотрим, в каком порядке происходит выведение должности.

Исключение специальности из ШР

Если место вакантно

При необходимости, работодатель вправе исключить специальность или отдел из рабочего распорядка. Для этого оформляется приказ об исключении из штатного расписания должностей. Здесь есть один нюанс: если должность, которую планируется убрать из документа, свободна, то оформлять уведомление о сокращении численности или штата не требуется.

В связи с сокращением

В этом случае можно утвердить новое ШР без включения в него специальностей, подлежащих сокращению, а также издать приказ об исключении из ШР должностей, подлежащих сокращению и утвердить новый документ после даты предстоящих изменений. Сотрудников, попадающих под сокращение штата, следует уведомить о происходящем с помощью письменного документа под подпись, за два месяца. Указание на это имеется в ч. 2 ст.

Основания для внесения изменений в штатное расписание

180 ТК РФ. Согласно этому правилу, дата ввода в действие изменений в рабочий распорядок не может наступать ранее, чем через два месяца после издания распоряжения.

Приказ об исключении должности из ШР может быть составлен работодателем в произвольной форме. Указывать в нем размер ставки или зарплаты нет необходимости.

В приказе следует указать:

• информацию о проводимом мероприятии;
• дату внесения планируемых нововведений,
• название подразделения, профессии и ФИО граждан, которых коснется сокращение;
• права и гарантии сокращаемых работников

После издания распоряжения работодатель должен ознакомить с ним сокращаемых сотрудников.

Хранение распоряжений

ШР, а также приказы, касающиеся выведения должности, следует хранить на предприятии постоянно. А все предложения, касающиеся его разработки и изменения, должны храниться в архиве предприятия не менее пяти лет. Это же время хранения установлено для проектов штатного расписания.

Исключение должности из штатного расписания является сокращением, а не изменением организационных или технологических условий труда (Апелляционное определение Московского городского суда от 30.11.2018 № 33-52576/2018).

Работница занимала должность начальника отдела правового обеспечения. В феврале 2018 г. в компании было решено провести организационно-штатные мероприятия. В соответствии с ними отдел правового обеспечения подлежал ликвидации, а взамен него создавались два новых отдела: отдел имущественных отношений и юридический отдел. Работница 2 февраля 2018 г. получила уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора с предложением перевода на одну из имеющихся в компании вакантных должностей, в частности ведущего юрисконсульта юридического отдела. От предложенных вакансий работница отказалась, при этом выразив согласие на занятие должности начальника юридического отдела.

Компания 5 апреля 2018 г. уволила работницу на основании п. 7 ст. 77 ТК РФ из-за отказа от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Сочтя увольнение незаконным, работница обратилась в суд и получила там поддержку.

Согласно ст. 74 ТК РФ в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ст. 77 ТК РФ.

Суд указал, что обязательным условием увольнения по п. 7 ст. 77 ТК РФ является изменение организационных или технологических условий труда. В пункте 21 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» разъяснено, что работодатель обязан, в частности, представить доказательства, подтверждающие, что изменение определенных сторонами условий трудового договора явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда, например изменений в технике и технологии производства, совершенствовании рабочих мест на основе их аттестации, структурной реорганизации производства. При отсутствии таких доказательств прекращение трудового договора по п. 7 ст. 77 ТК РФ не может быть признано законным.

В рассматриваемом деле компания не представила доказательств изменения организационных или технологических условий труда, которые влекут возможность проведения работодателем процедуры изменения условий трудового договора с работником и возможность последующего его увольнения по п. 7 ст. 77 ТК РФ. Фактически компания лишь изменила штатное расписание, полностью исключив из него отдел правового обеспечения и одновременно включив в него юридический отдел и отдел имущественных отношений. При этом работнице были предложены должности, изменяющие трудовую функцию, определенную должностной инструкцией начальника отдела правового обеспечения. Изменение штатного расписания с ликвидацией отдела правового обеспечения и созданием иных структурных подразделений свидетельствует о сокращении занимаемой работницей должности и влечет необходимость проведения в связи с этим процедуры сокращения штатов по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

В результате суд признал увольнение незаконным, восстановил работницу в должности начальника отдела правового обеспечения и взыскал с компании в пользу работницы зарплату за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.

Вывод о том, что исключение должности из штатного расписания является сокращением, а не изменением организационных или технологических условий труда, содержится в Определении Верховного суда РФ от 16.05.2014 № 5-КГ14-14, Кассационном определении Московского городского суда от 21.03.2018 № 4г-17263/2017, Апелляционном определении Хабаровского краевого суда от 05.06.2015 по делу № 33-3409/2015.

Какие способы внесения изменений существуют?

Изменения в штатное расписание вносятся не только в том случае, когда работодателю нужно ввести новые профессии. Оно также меняется, если необходимо вывести из расписания штатную единицу.

Сделать это можно:

с помощью приказа;

утверждением нового ШР.

Рассмотрим, в каком порядке происходит выведение должности.

Исключение специальности из ШР

Если место вакантно

При необходимости, работодатель вправе исключить специальность или отдел из рабочего распорядка. Для этого оформляется приказ об исключении из штатного расписания должностей. Здесь есть один нюанс: если должность, которую планируется убрать из документа, свободна, то оформлять уведомление о сокращении численности или штата не требуется.

В связи с сокращением

В этом случае можно утвердить новое ШР без включения в него специальностей, подлежащих сокращению, а также издать приказ об исключении из ШР должностей, подлежащих сокращению и утвердить новый документ после даты предстоящих изменений. Сотрудников, попадающих под сокращение штата, следует уведомить о происходящем с помощью письменного документа под подпись, за два месяца. Указание на это имеется в ч. 2 ст. 180 ТК РФ . Согласно этому правилу, дата ввода в действие изменений в рабочий распорядок не может наступать ранее, чем через два месяца после издания распоряжения.

Приказ об исключении должности из ШР может быть составлен работодателем в произвольной форме. Указывать в нем размер ставки или зарплаты нет необходимости.

В приказе следует указать:

информацию о проводимом мероприятии;

дату внесения планируемых нововведений,

название подразделения, профессии и ФИО граждан, которых коснется сокращение;

права и гарантии сокращаемых работников

После издания распоряжения работодатель должен ознакомить с ним сокращаемых сотрудников.

Хранение распоряжений

ШР, а также приказы, касающиеся выведения должности, следует хранить на предприятии постоянно. А все предложения, касающиеся его разработки и изменения, должны храниться в архиве предприятия не менее пяти лет. Это же время хранения установлено для проектов штатного расписания.