Как в договоре прописать электронный документооборот

dtpstory.ru

4. Мы надеемся, что роуминг заработает в течение этого года и тогда можно будет принимать документы, отправленные через других операторов. Надо ли отдельно прописывать в договорах с контрагентами использование системы электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Нет, это делать не обязательно. Достаточно обменяться обычными электронными письмами (их можно не заверять электронными подписями) или бумажными письмами по факсу, где подтверждается согласие применять электронные документыПисьмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26.

Или, например, один из контрагентов может пригласить другого через своего оператора, как это происходит при приглашении «в друзья» в социальных сетях, а другой — принять это приглашение. Однако если ваш контрагент не хочет получать документы в электронном виде, вам придется продолжать присылать ему бумажные документы.

Инфо Диадок, юридически значимыми, с контрагентом

Консультации по обмену электронными документами. Быть или не быть соглашению об ЭДО?

В такой ситуации заключать Соглашение нужно обязательно (). б) Вы обмениваетесь через электронную почту и используете сертификат квалифицированной ЭП.

Соглашение составлять необязательно на основании ч.

1 ст. 6 ФЗ № 63, но мы рекомендуем. В случае судебных тяжб такое Соглашение может пригодиться, т.к.

в нем могут быть прописаны порядок обмена, условия признания электронных документов равнозначными бумажным, ответственность сторон, права и обязанности участников и т. п. в) Вы обмениваетесь через Оператора ЭДО СФ.

Как правило, в сервисах обмена используется квалифицированная ЭП.

Соглашение не требуется как на основании ч.

После того как наша организация подключится к сервису обмена оператора ЭДО, мы обязаны каким-то образом уведомить наших контрагентов, с которыми

Договоримся об электронном договоре?

Нас интересуют договоры, которые заключают между собой субъекты предпринимательской деятельности.

Подробнее о заключении договора в такой форме нигде не сказано, разъяснений от государственных органов по этому вопросу нет, да и судебная практика не наработана в том объеме, который бы позволил однозначно избавиться от всех сомнений, связанных с заключением электронных договоров. Получается, что стороны, имея возможность заключать договоры в электронной форме, боятся ей воспользоваться. И не без оснований: суть договора в его первичности по отношению ко многим документам, возникающим из его заключения.

Соглашение об электронном документообороте по договору

Пример из практики: суд решил, что котировочная комиссия правомерно не рассмотрела заявку, направленную в электронном виде, но не снабженную электронной цифровой подписью Котировочная комиссия ФГУ не рассмотрела заявку ООО, направленную по электронной почте, поскольку отсутствовал аналог собственноручной подписи – электронная цифровая подпись. Суд признал решение котировочной комиссии законным, мотивируя тем, что: электронный документ обладает признаками документа, подписанного собственноручной подписью, в случае его подписания электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи.

«До настоящего момента действующим законодательством предусмотрен только один аналог собственноручной подписи, используемый для подписания электронного документа, – электронная цифровая подпись»

; направленная «котировочная заявка не соответствовала требованиям, утвержденным для электронного документа, а именно.

Электронный документооборот: как оформить?

И для этого есть предпосылки. Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве.

Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек.

Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2019 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.В-третьих, в 2019 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве.

Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет.

Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь

В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике ( Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее — ). Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике.

При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Один из наших постоянных клиентов перешел на систему ЭДО. Мы ЭДО при оформлении первички и с/ф не используем. Клиент пытается отказаться от подписания актов в виду того, что они не электронные. Правомерны ли действия контрагента

Ответ

Нет, неправомерны, если это не предусматривает договор.

Обмен документами в электронной форме стороны должны закрепить в договоре. Если в соглашении об этом не сказано, то контрагент не вправе требовать от Вас применения электронного документооборота в рамках данного договора. Иными словами, документы должны предоставляться на бумажном носителе.

Также отказ от применения электронного документооборота не является основанием для расторжения договора (см. Досрочное расторжение договора поставки по инициативе поставщика: порядок и последствия).

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

«Как заключить договор посредством электронной почты

Заключать договоры путем обмена электронными сообщениями очень удобно. Достаточно обменяться с контрагентом отсканированными документами с подписями сторон.

Главный вопрос при этом – «как доказать, что письмо было отправлено именно контрагентом, а не кем-то другим», ведь пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ ставит соответствующее условие.

Сделать это можно тремя способами.

1. Придать переписке юридическую силу в самом договоре, прописав в нем или дополнительном соглашении соответствующее условие*. При этом нужно указать:

• сведения о контактных лицах (Ф. И. О., должности);
• адреса электронной почты, которые будут использовать стороны при заключении договора;
• действия, которые стороны будут осуществлять посредством электронной переписки (заключение договора и его изменений, ведение переговоров, согласование приложений).

Примеры формулировки соглашения сторон договора поставки о юридической силе переписки по электронной почте

«Обмен документами (переписка Сторон) о предмете настоящего Договора и иных его существенных условиях, а также об изменении, дополнении или исполнении положений настоящего Договора имеет силу договора, если данные документы направлены с использованием адресов электронной почты, указанных в реквизитах Сторон, представителями Сторон, указанными в пункте ____ настоящего Договора, которые, соответственно, уполномочены на заключение, изменение, прекращение и исполнение настоящего Договора».

«1. Стороны договорились, что обмен документами (переписка Сторон) о предмете настоящего Договора и иных его существенных условиях, а также об изменении, дополнении или исполнении условий настоящего Договора может осуществляться с использованием электронных средств связи (электронные сообщения). При этом обязательным условием является подтверждение получения документа в тот же день путем ответа на электронное сообщение (с приложением копии запроса) с пометкой «Получено» и указанием даты получения.

Автоматическое уведомление программными средствами о получении электронного сообщения по электронной почте, полученное любой из Сторон, считается аналогом такого подтверждения.

2. Сообщения направляются по следующим адресам электронной почты:

а) в адрес Поставщика: _______________;

б) в адрес Покупателя: _______________.

Все уведомления и сообщения, отправленные Сторонами друг другу по вышеуказанным адресам электронной почты, признаются Сторонами официальной перепиской в рамках настоящего Договора.

3. Датой передачи соответствующего сообщения считается день отправления сообщения электронной почты.

4. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или форс-мажорных обстоятельств».

Как и в случае с обменом документами через факс, имеет смысл согласовать с покупателем соответствующий порядок подтверждения заключения договоров. В частности, можно установить, что обмен документами по электронной почте всегда сопровождается одновременной почтовой отправкой их оригиналов.

Пример формулировки соглашения сторон договора поставки о подтверждении переписки сторон

«Письма, сообщения, спецификации и уведомления, отправленные по электронной почте, признаются Сторонами, но должны дополнительно подтверждаться в течение ___ рабочих дней курьерской или заказной почтой».

Если поставщик регулярно заключает договоры поставки с одним и тем же покупателем по электронной почте, то, как и в случае с обменом документами через факс, имеет смысл ввести дополнительные условные обозначения (коды). Это позволит со значительной степенью уверенности идентифицировать отправителя электронного документа.

2. Использовать электронную подпись. Обмен электронными сообщениями с электронной подписью в целях заключения договоров рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). То есть достаточно иметь два сообщения (по одному от покупателя и поставщика) с электронной подписью, содержащие оферту и акцепт, чтобы договор поставки считался заключенным. Никаких дополнительных доказательств того, что документ исходит от стороны по договору, не требуется.

По общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; далее – Закон № 63-ФЗ).

Подписание неквалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, но только в случаях, установленных федеральными законами.

Огромную роль в подтверждении подлинности электронной подписи имеет сертификат ключа проверки электронной подписи. В рамках Закона № 63-ФЗ созданы новые специально уполномоченные организации – удостоверяющие центры. Они выдают сертификаты ключей, устанавливают сроки их действия, ведут реестр выданных и аннулированных ключей. Весь перечень полномочий удостоверяющих центров указан в статье 13 Закона № 63-ФЗ.

Чтобы при заключении договора поставки использовать электронную подпись, поставщику необходимо четко согласовать с покупателем условия и порядок использования такой подписи* (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Примеры формулировки соглашения сторон договора поставки об использовании электронной цифровой подписи

«Обмен документами (переписка Сторон) о предмете настоящего Договора и иных его существенных условиях, а также об изменении, дополнении или исполнении положений настоящего Договора имеет силу договора, если данные документы направлены с использованием адресов электронной почты, указанных в реквизитах Сторон, и заверены электронной цифровой подписью представителей Сторон, указанных в пункте ____ настоящего Договора, которые, соответственно, уполномочены на заключение, изменение, прекращение и исполнение настоящего Договора».

«1. Настоящий Договор, а также любые изменения и дополнения к нему действительны, если они заключены в письменной форме, путем обмена документами посредством электронных средств связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от Стороны по Договору. Документы, представляемые в электронном виде, заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных представителей Сторон, указанных в настоящем Договоре.

2. Уполномоченные представители и адреса электронной почты Сторон:

а) от Поставщика: _____________________________________________;

б) От Покупателя: _____________________________________________.

3. Изменения и дополнения вступают в силу с момента подписания документов уполномоченными представителями Сторон и обмена подписанными экземплярами электронных документов.

4. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или форс-мажорных обстоятельств.

В случае возникновения спора между Сторонами о действительности электронной цифровой подписи или о подписании документа неуполномоченным лицом доказывание таких обстоятельств осуществляет Сторона, сделавшая подобное заявление».

3. Получить письменные доказательства заключения договора поставки

Этот способ очень полезен, если поставщик и покупатель пришли к соглашению о поставке товаров с помощью электронных сообщений, которые заранее не были индивидуализированы.

Чтобы получить письменные доказательства заключения договора, нужно:

• либо подтвердить содержание электронных писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке;

Для этого стоит написать покупателю бумажное письмо (несколько писем). В нем среди прочего необходимо упомянуть о предыдущей электронной переписке, например, в качестве аргументации какого-либо значимого условия поставки (адрес доставки, вид упаковки, количество товара). Упоминание может быть таким: «. как Вы сообщали в электронных письмах от _______ 20__ г., подписанных ____________ и адресованных _________».

Если покупатель ответит на такое письмо (письма) и не оспорит факта направления (получения) электронных сообщений, то на них можно будет ссылаться как на доказательство заключения договора.

• либо обратиться к нотариусу для осмотра интернет-страниц и составления соответствующего протокола.

Это самый надежный способ формализации цифровых доказательств.

Право производить осмотр письменных и вещественных доказательств предоставлено нотариусу статьями 102 и 103 Основ законодательства о нотариате.

Он должен удостоверить факт наличия электронной переписки, а затем составить протокол с подробным описанием своих действий. Сами электронные письма должны быть распечатаны и подшиты к протоколу.

В итоге будет получен документ (протокол), подтверждающий, что на определенную дату в конкретном почтовом ящике действительно имелись электронные сообщения, полученные с определенных адресов. Часто этого бывает достаточно, чтобы суд принял электронную переписку в качестве доказательства.

Пример из практики: суд не признал договор купли-продажи незаключенным, так как он подписан путем обмена документами по электронной почте, содержит подписи руководителей сторон, скрепленные их печатями

ООО «У.» (продавец) и ООО «С.» (покупатель) заключили договор купли-продажи винтового блока и эластичного кольца общей стоимостью 880 553 руб. с условием о предварительной оплате.

Продавец выставил счет, а покупатель перечислил ему 300 000 руб.

Так как ООО «С.» не произвело окончательный расчет, ООО «У.» обратилось в арбитражный суд с иском о взыскании 580 552 руб. долга и 75 837 руб. процентов за пользование чужими денежными средствами.

Покупатель, в свою очередь, предъявил встречный иск о признании договора незаключенным, а также о взыскании 300 000 руб. неосновательного обогащения и 43 787 руб. 55 коп. процентов за пользование чужими денежными средствами.

В подтверждение довода о заключенности договора продавец представил составленный нотариусом протокол осмотра доказательств. Из него следовало, что «в электронной переписке, сохраненной в электронном виде в почтовом ящике. в папке [с наименованием покупателя] за 17.06.2008, 24.07.2008, 28.06.2008, 24.07.2008, содержатся следующие текстовые документы: приложение. к договору. дополнительное соглашение. к договору. счет. договор. письмо [продавца].

Оценив представленные в материалы дела доказательства с учетом наличия в договоре и дополнительном соглашении к нему подписей руководителей сторон и печатей, а также принимая во внимание осуществление обществом действий по частичной оплате подлежащего поставке оборудования, суды пришли к правильному выводу о заключенности договора».

Суд отказал в удовлетворении первоначального иска, по встречному иску взыскал 300 000 руб. неосновательного обогащения (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12 апреля 2011 г. по делу № А63-4698/2010).

Поставщик согласовал с покупателем условия договора поставки путем обмена документами через факс (или электронную почту) без соответствующей оговорки в соглашении сторон. Есть ли риск признания договора незаключенным, если поставщик уже отгрузил часть товара, а покупатель его принял

В такой ситуации риск признания договора поставки незаключенным минимальный.

То же касается и ситуации, если покупатель оплатит счет, содержащий информацию, идентичную отраженной в переписке (наименование, ассортимент, количество, стоимость товара).

Дело в том, что сторона не сможет требовать признания договора незаключенным, если:

• она приняла от другой стороны полное или частичное исполнение по договору либо иным образом подтвердила действие договора;
• заявление такого требования с учетом конкретных обстоятельств противоречит принципу добросовестности (п. 3 ст. 1 ГК РФ).

Соответствующее правило содержится в пункте 3 статьи 432 Гражданского кодекса РФ.

Если стороны исполнили или исполняют условия договора поставки, то суд признает переписку сторон подтверждающей его заключение, даже если отсутствует соглашение об использовании факсимильной или электронной связи (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 4 мая 2010 г. № Ф09-2953/10-С3 по делу № А07-14233/2009, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12 мая 2009 г. № 17АП-3077/2009-АК по делу № А60-337/09).

Пример из практики: суд отказал покупателю в требовании признать договор поставки незаключенным, так как фактические действия истца указывают на заключенность договора

ООО «П.» (продавец) посредством электронной почты направил в адрес индивидуального предпринимателя П. (покупатель) проект договора на поставку продукции швейного производства (верхнюю одежду).

Позднее на основании счета покупатель перечислил в адрес продавца денежную сумму 2 250 149 руб. 00 коп.

Так как ООО «П.» товар не поставило, ИП П. обратился в арбитражный суд с исковым заявлением к ООО «П.» о признании договора поставки незаключенным и о взыскании 2 250 149 руб., уплаченных по договору.

Суд указал: «. возникшие между сторонами правоотношения сложились в результате обмена текстом договора. посредством электронной почты».

«Оценив совокупность представленных доказательств, фактические действия истца, направленные на исполнение договора, в частности, то, что им произведена предварительная оплата по договору, суд посчитал, что договор является заключенным в порядке, предусмотренном статьей 434 ГК РФ».

Руководствуясь пунктом 3 статьи 487 Гражданского кодекса РФ, суд взыскал с поставщика 2 250 149 руб. предварительной оплаты. В удовлетворении требования о признании договора поставки незаключенным было отказано (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14 июня 2013 г. по делу № А75-6967/2012).

Кроме того, даже если стороны не приступили к исполнению договора, но покупатель какими-либо письменными документами одобрил сделку, то договор поставки также будет считаться заключенным. Такими документами могут быть, например, акты сверки, ответы на претензию, подписанные руководителем покупателя.

Для электронного обмена «первичкой» нужно согласие обеих сторон.

Без договора с ЭДО счетами-фактурами обменяться не получится. Договориться об использовании простой подписи нужно заранее.

Сейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с инспекцией, но и с контрагентами (подробнее читайте ниже). Однако в отличие от обмена сведениями с налоговиками порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден.

Мы разработали образец соглашения об электронном обмене документами (далее — соглашение), в котором определили формат электронного документооборота между компаниями (см. образец ниже). Рассмотрим, какие пункты такого соглашения помогут компании избежать претензий проверяющих.

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике ( ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:

— объем электронного документооборота;
— форматы электронных документов;
— порядок хранения электронной отчетности;
— случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур ( п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

По мнению авторов, аналогичный порядок действий целесообразно закрепить в соглашении и для прочих электронных документов.

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже).

Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО ( Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н ). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами. Получается, что отправить счет на оплату или накладную компания может по электронной почте, заверив документ электронно-цифровой подписью.

3. Отражение способа подписи электронного документа определит его юридическую силу

Существует несколько видов электронной подписи — простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная ( ст. 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ).

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом ( письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250 ).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 , от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710 ).

Вместе с тем ФНС России в письме от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@ указала, что компания может подтвердить расходы, подписанные указанным способом, если проставление такой подписи предусмотрено соглашением между сторонами. Следовательно, если в соглашении компании пропишут, что «первичку» можно подписывать простой подписью, этого будет достаточно для надлежащего оформления документов для целей налогообложения.

4. Закрепив формат документов, которыми компании обмениваются в электронном виде, можно избежать претензий к порядку их оформления

С 1 января 2013 года форму первичных бумажных документов компания вправе разрабатывать самостоятельно ( п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). Но если компания передает контрагенту «первичку» в электронном виде, ей необходимо соблюдать установленные для некоторых электронных документов форматы. В частности, форматы утверждены для следующих документов ( приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@ ):

— накладной по форме № ТОРГ-12 ;
— акта приемки-сдачи работ (услуг).

Кроме того, важно помнить, что обмениваться счетами-фактурами компании могут, только привлекая оператора электронного документооборота. Следовательно, если соответствующий договор у организации отсутствует, целесообразно исключить счета-фактуры из перечня электронных документов.

5. Указание на порядок хранения электронных документов защитит их от преждевременного уничтожения

Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов ( п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н ). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения — четыре года.

Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).

Кроме того, порядок хранения электронных документов обеспечит защиту от внесения в них исправлений и искажений. Напомним, что исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений ( письмо Минфина России от 25.01.12 № 07-02-06/9 ). Поэтому в соглашении целесообразно также указать на порядок внесения исправлений в электронные документы. В частности, обозначить, что компания не вправе внести изменения в документ в одностороннем порядке.

6. Установление порядка предоставления электронных документов по запросам налоговиков поможет избежать доначислений

При проверке компании или ее контрагента налоговики вправе истребовать документы (ст. 93 и 93.1 НК РФ). Непредставление таких бумаг приведет к ответственности и возможным доначислениям налогов и сборов.

Если компания использует электронный обмен «первичкой», она вправе по запросу проверяющих представить копию соответствующего документа как в электронном виде по ТКС, так и на бумаге ( п. 2 ст. 93 НК РФ ). Поэтому в соглашении целесообразно прописать тот порядок представления копий электронных документов в инспекцию, который более удобен для компании.

Однако если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, компании следует представить его в инспекцию на бумаге в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письма Минфина России от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-1 , письмо ФНС России от 29.06.10 № МН-37-6/5451 ).