Кто должен составлять договор заказчик или исполнитель

Уже давно идут споры, кто должен занимается договорами на предприятии, чья ответственность за договорную деятельность с руководителей? И независимо какого масштаба предприятие, какой штат сотрудников на нем работает, договора могут составляться ежедневно, а это кропотливая и ответственная работа. Практически от этого зависит успех бизнеса.

Два подхода используемые для занятий договорами на предприятии

Как правило, на любом предприятии существует два подхода к договорной организации: децентрализованный и централизованный.

Централизованный подход имеется ввиду, что на предприятии есть специальное структурное подразделение или, например, создана рабочая группа, которая занимается договорной деятельностью. Задача исполнителя – доставить договор (его проект) или оферту в это подразделение, а хранением, учетом или согласованием уже будут заниматься специалисты.
Децентрализованный подход — это когда каждый исполнитель занимается своими договорами самостоятельно. Но даже в таком случае, хранить все оригиналы договоров необходимо в одном, специальном месте, например у юриста, секретаря или в канцелярии.

Как показывает практика, что на большинстве предприятий России используют последний подход — децентрализованный. Ведь зачем создавать специальный договорной отдел и тратить на него лишние средства. Но и есть моменты, когда объемы на предприятии растут, и бес создания централизованной системы никуда.

Даже в децентрализованном подходе главная ответственность за согласование и подпись стоит на руководителе предприятия или на уполномоченному им сотруднике. Это может быть заместитель по снабжению, первый заместитель, начальник безопасности или начальник юридического отдела.

Согласование — это начальный, важный и обязательный этап готового проекта договора. Ведь подписывая, генеральный директор должен быть уверен в правомочности договора, правильности его составления. В согласовании должны принимать участие: юрист, главный бухгалтер, финансист и другие компетентные сотрудники, к чьей отрасли это относится. Все эти сотрудники получают копию договора, в электронном виде, если используется система электронного документооборота (СЭД), или один из экземпляров. К такому экземпляру прилагается лист согласования, где все указанные сотрудники пишут замечания или наоборот, ставят дату согласования.

Подводя итог, можно сказать, что кто должен занимается договорами на предприятии, решать руководителю лично, в зависимости от масштабов предприятия.

Далее консультация юриста о том, что делать если уволии беременную с работы за прогул?

Статьи по теме

Договор подряда заключают, когда есть необходимость в каких-либо работах. Заказчик поручает работы контрагенту и оплачивает результат. Однако если заказчик недобросовестный, исполнитель может столкнуться с необходимостью истребовать оплату через суд. Читайте в статье, что такое договор подряда и как работать с этим соглашением.

Что такое договор подряда

Договор подряда представляет собой соглашение о создании того или иного результата работ. Сторонами договора являются заказчик и подрядчик (исполнитель). В рамках соглашения заказчик поручает, а исполнитель берет на себя обязательство выполнить работы и передать результат заказчику.

По договору подряда заказать можно работы любого характера – это могут быть строительные, ремонтные работы и т. п. Такое соглашение подписывают при разработке чего-либо (например, программного обеспечения или сайта для компании-заказчика). Но вне зависимости от деталей сделки договор подряда – это договор, который заключают с целью создания конкретного, вещественно выраженного результата.

Остались вопросы по подряду? Ответ найдется в Системе Юрист

Законодатель в ГК РФ договору подряда посвятил отдельную главу (Глава 37 ГК РФ). В пяти параграфах разъяснили, что такое договор подряда и как регулировать отношения, которые из него возникают. Например, когда исполнитель передает заказчику результат работ, он также передает права на результат (ст. 703 ГК РФ). Исполнитель-генподрядчик вправе привлекать к работам третьих лиц в качестве субподрядчиков. То есть передоверять выполнение части работ сторонним компаниям (ст. 706 ГК РФ). Подрядчик отвечает за качество работ (ст. 721 ГК РФ). И т. д.

42 полезных документа для юриста компании

Какие виды договоров подряда выделяют в законе

О договоре подряда Гражданский кодекс содержит множество пояснений. В частности, в законе специально описали некоторые отдельные виды договора подряда:

1. Бытовой подряд (§ 2 гл. 37 ГК РФ). Как правило, этот вид договоров заключают небольшие компании или ИП при работе с населением. Задача подрядчика – выполнить работы бытового характера. Например, это починка техники, пошив одежды и т. д. Обратите внимание, что при исполнении обязательства следует руководствоваться не только нормами ГК, но и нормами закона о защите прав потребителей.
2. Строительный подряд (§ 3 гл. 37 ГК РФ). Договоры в этой сфере заключают между собой крупные компании. Как правило, в рамках одной сделки необходимо привлечь множество третьих лиц. Заказчиком может выступать частный инвестор или государство. Со стороны исполнителей фигурируют компания-генподрядчик и ее контрагенты, которых привлекают по договору субподряда.
3. Подряд на выполнение проектных и изыскательских работ (§ 4 гл. 37 ГК РФ). Исполнителями по таким договорам обычно служат проектные и конструкторские бюро, исследовательские лаборатории и т. д. Результат работ – это заключение об исследовании, технический проект и т. д. Нередко их заказывают в рамках строительства. При этом работы связаны с интеллектуальной деятельностью. Поэтому нужно учитывать не только нормы о подрядных отношениях, но и об интеллектуальной собственности (раздел VII ГК РФ).
4. Подрядные работы для государственных или муниципальных нужд (§ 5 гл. 37 ГК РФ). Органы власти выступают в роли заказчика и оформляют с подрядчиками государственные или муниципальные контракты. Это делают с учетом требований законодательства о закупках.

Но поскольку договор подряда является договором «на результат», такой тип соглашения заключают в любой ситуации, когда одной стороне необходимо, чтобы вторая создала некий объект или разработку. При составлении документа пропишите существенные условия. Следует отличать соглашение от договора об услугах.

Скачайте документы по теме:

Какую форму должен иметь договор подряда

Если компания-заказчик постоянно привлекает тех или иных исполнителей, имеет смысл разработать и применять типовые договоры подряда. В таком документе и приложениях к нему заказчик перечисляет стандартные элементы: основные положения, существенные условия, свои реквизиты и т. п. На основании подобного шаблона договора подряда можно формировать соглашения с особыми условиями, но присутствие шаблонов сильно упростит работу. Также типовые формы удобны для подрядчика. Например, в веб-студии занимаются интернет-сайтами и представляют себе, сколько времени в среднем потребует каждый этап разработки. Эти данные отражают в плане-графике как типовом приложении к договору.

Что касается формы договора подряда, закон предъявляет требования, общие для договоров (ст. 432 ГК РФ):

1. Стороны должны соблюдать правила оформления и регистрации, если такие указания присутствуют в законе.
2. Сторонам необходимо достичь согласия по всем существенным условиям. При несоблюдении этого требования договор будет незаключенным.

Поэтому когда заключают договор подряда, форма договора должна быть письменной (ст. 434 ГК РФ). Не обязательно в виде единого документа, но должны быть однозначные документальные подтверждения, что стороны согласовали существенные условия.

Устный договор подряда необходимо подтвердить какими-либо документами

Даже если стороны сделки заключили «устный» договор подряда, то есть просто договорились о работах, потребуются документы, которые подтвердят их основные договоренности. Например, это может быть бухгалтерский документ, содержащий сведения о предмете и иных существенных условиях.

При заключении сделки подрядчику не следует забывать, что договор подряда – это не просто документ, который регламентирует отношения с заказчиком. Это доказательство в суде. Может понадобиться истребовать оплату у заказчика, который получил исполнение, но уклоняется от своих обязанностей. Без доказательств со стороны подрядчика у суда не будет оснований, чтобы поддержать иск. Поэтому подрядчику важно оформить договор в письменном виде и отразить в документе все важные положения.

Договор подряда – это договор, который защищает интересы исполнителя

Нередко договор подряда является причиной споров между заказчиком и исполнителем. Рассмотрим, как подрядчик может отстоять свои интересы.

Если у сторон договор подряда в «устной форме», докажите, что заказчик принял работы

Результат нужен скорее, чем стороны согласуют и подпишут договор – с такой ситуаций сталкивается каждый подрядчик. Юрист может разработать типовую форму договора подряда, но производственный отдел не успеет ей воспользоваться. Процесс согласования запустят, когда фактически уже приступят к работе, чтобы не потерять выгодный контракт. Подрядчик рискует, когда соглашается приступить к работе без письменного соглашения.

Чтобы не остаться без вознаграждения, позаботьтесь о документах. ВАС РФ указал, что исполнитель вправе взыскать оплату, если заказчик принял результат. К отношениям сторон в этом случае применяются положения о подряде, даже если стороны не согласовали существенные условия договора подряда (п. 7 информационного письма Президиума ВАС РФ от 25.02.2014 № 165).

Например, подрядчик потребовал оплату. Суд удовлетворил иск. Он посчитал доказанным выполнение. Исполнитель подтвердил свою позицию при помощи актов, на которых стояла подпись ответственного представителем заказчика (ст. 753 ГК РФ) и техническим заданием. Суд сделал вывод, что работы имеют для заказчика потребительскую ценность, и взыскал задолженность (постановление АС Московского округа от 23.10.2017 № Ф05-13900/2017 по делу № А40-13545/17).

На основании односторонних актов суд может признать, что договор подряда является выполненным

Подрядчик может взыскать оплату, даже если заказчик не подписал акты. Чтобы доказать выполнение, подтвердите отправку документов. Исполнитель может истребовать долг, если своевременно выставлял акты, а заказчик уклонялся от подписания (определение ВС РФ от 27.12.2016 № 304-ЭС15-19352 по делу № А45-4420/2014).

Если речь идет о поэтапном выполнении, заказчик обычно подписывает акты. Проблема возникает, когда подрядчик направляет итоговые документы, которые становятся основанием оплаты. Недобросовестный заказчик в таком случае:

• не отвечает на письма;
• выдвигает новые требования, ссылается на дефекты, высылает отказы от приемки.

Чтобы взыскать средства, сохраните доказательства надлежащей отправки актов. Направьте еще раз, если не осталось подтверждения таких действий.

Например, подрядчик взыскал оплату. Суд указали, что в отсутствие мотивированного отказа от принятия работ и односторонние акты сдачи – надлежащее доказательство факта выполнения (определение ВС РФ от 29.06.2017 № 147-ПЭК17 по делу № А40-171370/2015).

Встречаются ситуации, когда компания передает документы курьером, без консультации и ведома правового отдела. Непосредственный исполнитель передает акты, но не получает подписи полномочного лица заказчика, не сохраняет опись вложения с квитанцией или направляет простым письмом. Чтобы требовать оплату, придется отправить документы повторно. Если юрист сталкивается с такой ситуацией, необходимо разъяснить руководству риски:

• новая отправка может произойти за пределами сроков договора. Заказчик может предъявить неустойку за просрочку, если стороны согласовали такое условие в соглашении;
• рассчитывать договорную или незаконную неустойку придется с учетом даты новой отправки, а значит, сумма будет меньше.

Допустим производственный отдел направил акты обычным письмом или не сохранил доказательства вручения документов. Когда юрист получил задание готовить иск, на производстве не подтвердили надлежащую отправку. Это значит, доказать просрочку приемки работ не получится. Юристу приходится отправлять акты повторно ценным письмом с описью, ждать ответа согласно условиям договора и рассчитывать проценты за просрочку на текущую дату.

Если пришлось столкнуться с такой сложностью, первым делом проверьте сроки исковой давности. Есть риск, что юристу о проблеме расскажут в последнюю очередь, когда производственный отдел не сможет договориться или понадобятся средства. Когда остается мало времени, необходимо одновременно с повторной отправкой готовить претензию, а также иск. Проверьте, не открыто ли в отношении заказчика производство по делу о банкротстве. В этом случае понадобится заявление о включении в реестр кредиторов.

Исполнитель договора подряда по ГК РФ может доказать качество работ

Бесконечные требования заказчика – еще одна проблема, с который сталкивается исполнитель. Подрядчик перевыставляет акты и получает мотивированные отказы. Заказчик находит новые недостатки, исполнитель их устраняет, но ситуация повторяется. Такие споры часто решает экспертиза. Если результат соответствует требованиям качества, комплектности и другим параметрам, подрядчик вправе получить денежное вознаграждение. ВАС РФ указал: нельзя ставить оплату по договору в зависимости от утверждения акта сдачи-приемки (постановление Президиума ВАС РФ от 17.12.2013 № 12945/13 по делу № А68-7334/2012).

Из подобной ситуации проще выйти, если работы передаются третьему лицу. Если оно пользуется результатом, значит есть потребительская ценность. Заказчик передал выполнение – подрядчик вправе требовать оплату.

Например, подрядчик обратился в суд. Он потребовал взыскать долг за работы. Заказчик возражал. Он считал, что результат не соответствует качеству. В рамках дела суд назначил экспертизу. Специалист выявил недостатки отдельных элементов, но сделал вывод, что работы соответствуют критериям качества и комплектности в рамках договора подряда. Эксперт рассчитал стоимость оборудования, которое изготовил, поставил и смонтировал подрядчик. Суд частично удовлетворил иск о взыскании долга и отказал во встречном требовании заказчика о возврате переплаты (постановление АС Центрального округа от 23.06.2017 № Ф10-2279/2017 по делу № А09-3901/2014).

В очередной статье, посвященной особенностям работы с договорами, мы расскажем об основных правилах их согласования, регистрации и хранения.

Кто должен заниматься договорами?

Существует два подхода к работе с договорами в организации: централизованный и децентрализованный.

Централизованный подход подразумевает наличие в организации специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя – доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься специалисты.

Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Но даже если в компании практикуется децентрализованный подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста, в канцелярии и т.д.

Понятно, что большинство организаций начинают с децентрализованного подхода: было бы странно тратить ресурсы на договорной отдел, если вся организация состоит из директора, бухгалтера и команды продавцов. Однако с ростом компании и объемов заключаемых договоров следует постепенно приближаться к централизованной системе работы.

Согласование договоров: кто участвует в процессе?

Начальным и обязательным этапом работы над готовым проектом договора или офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая договор, должен быть уверен, что заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма договора и налог на нее рассчитаны правильно, а сам договор не содержит таких условий, которые в будущем обернутся неприятностями для его бизнеса. Поскольку лично проверить каждый документ руководитель не в состоянии, договор должен пройти процедуру согласования. Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, и он может меняться в зависимости от вида договора. Однако любой договор обязательно рассматривают главный бухгалтер, финансовый директор (финансовый аспект) и юрист (правовая экспертиза). Если в компании есть служба безопасности, в ее задачи входит проверка репутации контрагента.

Если компания использует систему электронного документооборота (СЭД), согласование проводится в соответствии с правилами этой системы. Лучше, если это будет параллельное согласование, т.е. договор отправится одновременно всем согласующим лицам. В отсутствие СЭД ее может заменить почтовый клиент с функцией голосования (например, MS Outlook) или программный продукт, разработанный специально для этих целей.

Так или иначе, принципиальный момент электронного согласования состоит в том, что электронная копия договора попадает на согласование одновременно ко всем специалистам, а оригинальный экземпляр документа все это время находится у исполнителя. Последнему останется только сформировать и распечатать лист согласования, приложить его к договору и передать на подпись. В случае если в организации не внедрена СЭД, исполнитель лично передает договор каждому из согласующих лиц и следит за тем, чтобы они поставили подписи в листе согласования (Пример 1).

Пример 1

Лист согласования к договору

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

К договору подряда

От 15.05.2014 № П-456/14

Контрагент ООО «Мечта»

Структурное подразделение АХО

Исполнитель Назаров Л.Д.