Журнал ознакомления с коллективным договором образец

Для чего нужен

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в журнале:

• должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
• различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
• коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
• правила трудового распорядка и другие.

В соответствии с законом, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под подпись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках. Персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомление сотрудников с ЛНА представляет необходимость и важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.

Структура журнала ознакомления

Документ состоит из нескольких листов. В нем чаще всего фиксируют:

• локальные акты, утвержденные на предприятии на период предоставления документа работнику для подписи;
• Ф.И.О. и должности сотрудников, которые должны расписываться;
• отделы предприятия, где работает персонал;
• даты ознакомления персонала с внутренними бумагами.

Структура журнала также предусматривает графы для подписей работников, удостоверяющих, что они ознакомлены с необходимым перечнем внутренних регламентов.

Журнал утверждает руководитель предприятия.

Кто ведет, где и сколько хранится

Ведением журнала ознакомления с ЛНА обычно занимается сотрудник кадровой службы.

Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения. Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.

Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения по документообороту установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Как правильно составить

Специальной утвержденной формы нет. Любая организация или ее подразделение может разработать собственную с тем числом страниц, которые ей нужны. Однако следует придерживаться основных структурных элементов, приведенных выше.

В образце акты для ознакомления сформированы по группам (правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и т. д.). При приеме на работу новых сотрудников удобнее знакомить их с внутренней документацией по разделам. Практика показывает, что в компаниях с большой численностью персонала обычно создают отдельные журналы под каждый тип внутреннего нормативного регламента.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Нормами ст. 68 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить сотрудников предприятия со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:

• оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам, договорам и иным документам;
• ставить росписи непосредственно на ЛНА;
• завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими кадровыми персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Поэтому работодатели или заводят специальные дополнительные листы для подписей (что неудобно), либо создают один журнал ознакомления работников с ЛНА. При этом в большой компании с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в заполнении такого документа быть не должно. Например, он может выглядеть так:

Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на титульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.

Структура журнала и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать графы:

• данные работника (ФИО);
• должность и отдел в организации;
• дату визирования (при необходимости — время);
• личную подпись каждого работника.

При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5 лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения. Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.

Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 , в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:

• Положения о структурных подразделениях организации;
• Положения об оплате труда.

Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.

Статьи по теме

Коллективный договор – важный локальный документ предприятия, с которым должны быть ознакомлены все сотрудники. О том, каким образом происходит процедура ознакомления и как необходимо составлять специальный журнал и пойдет речь в данной статье.

Из представленной статьи вы узнаете:

• как происходит ознакомление с коллективным договором рядовых сотрудников;
• какую информацию должен содержать журнал ознакомленияс коллективным договором;
• кого можно не знакомить с коллективным договором и, соответственно, не требовать проставить свою подпись в журнале;
• кто имеет право знакомить граждан с коллективным договором и получать росписи в журналы ознакомления;
• можно ли получить подпись в журнале ознакомления с коллективным договором сотрудника удаленно.

Ознакомление с коллективным договором

Коллективный договор относится к тому виду документов, которые не только не должны ущемлять прав трудоустроенных граждан, но и обязаны содержать стимулирующие пункты и категории компенсаций в случае возникновения определенных ситуаций. В зависимости от специфики деятельности организации в таких договорах прописываются все самые важные пункты, по которым работники ориентируются во время выполнения своих трудовых обязанностей.

Ознакомление с данным документом должно проходить с каждым принятым на работу наемным работником. При этом договоренность о заключении сотрудничества оформляется под подпись, и граждане, которых устраивают условия трудовых и коллективных договоров ставят соответствующую отметку в специальном регистрационном журнале.

Журнал ознакомления с коллективным договором

Законодательством не установлены обязательные нормы и порядки составления локальных нормативных актов и прочих документов, которые относятся к внутреннему порядку организации. Журнал ознакомления с коллективным договором составляется в произвольной форме, но он обязан иметь следующую информацию:

• форма собственности и название компании;
• фамилия, имя и отчество руководителя организации;
• дата составления документа;
• личные данные сотрудников (фамилии, имена, отчества и должности), ознакомленных с коллективным договором;
• дата ознакомления;
• личная подпись работников.

Проверяющими органами может быть затребован журнал ознакомления с коллективным договором во время проверки в любой момент. Так же спорная ситуация может возникнуть, если имеет место конфликт между руководством и подчиненными, основанным на несоблюдении каких-либо условий коллективного договора. Соответственно, подпись трудоустроенных граждан, проставленная в журнале, станет неоспоримым доказательством того, что все ознакомившиеся с документом сотрудники обязались соблюдать пункты договора.

Кого можно не знакомить с коллективным договором и, соответственно, не требовать проставить свою подпись в журнале?

Обычно, с коллективным договором должны знакомиться все сотрудники предприятия, так как их деятельность, так или иначе, связана с общими условиями обеспечения функционирования организации. Правда, существует определенная категория граждан, которых можно не знакомить с локальными нормативными актами:

• лица, занятые по гражданско-правовым договорам;
• граждане, работающие на условиях аутсорсинга и фриланса;
• партнеры организации и контрагенты.

Если работодатель все же решает ознакомить данных лиц с локальными нормативными документами, то лишь в качестве ознакомления. Другими словами, если будет иметь место какой-либо конфликт, то правовая ответственность для граждан, относящихся к вышеперечисленным категориям, не наступает.

Кто имеет право знакомить граждан с коллективным договором и получать росписи в журналы ознакомления?

Как правило, таким сотрудником является служащий кадрового отдела, юрист, секретарь или непосредственный руководитель организации. Человек проводит процесс ознакомления, после чего выдает журнал, где его коллеги или подчиненные ставят подписи.

Если трудовыми актами предусмотрено обязательное ознакомление сотрудников с коллективным договором, но ответственный работник вовремя не выполнил свои прямые обязанности, то такого гражданина можно привлечь к административной ответственности. Хуже, если возникнет аварийная ситуация или имуществу организации будет нанесен ущерб, тогда провинившийся наемный работник будет должен оплатить ущерб и, чаще всего, попрощается с должностью.

Можно ли получить подпись в журнале об ознакомлении с коллективным договором сотрудника удаленно?

Данная возможность допускается, но у сотрудника в обязательном порядке должен иметься образец собственной цифровой подписи. Для грамотного осуществления процесса ознакомления ответственный сотрудник отсылает коллеге на электронную почту образец договора, подписанного руководителем. Если потенциальный работник согласен со всеми условиями, он проставляет цифровую подпись в журнале, так же присланном в электронном виде.

Рекомендуем материалы по теме: