Акт служебного расследования по факту недостачи образец

Проведением служебного расследования с составлением соответствующей документации сопровождается любая чрезвычайная ситуация на предприятии – хищение, нанесение ущерба или урона, выявление крупной недостачи.

Что собой представляет акт о проведении служебного расследования

Акт необходим для возможности определить причину происшествия и вынести соответствующие случаю приказы о наказании виновного лица.

Как правильно составить документы для служебной проверки и расследования на предприятии – смотрите в этом видео:

Зачем составлять акт

Этот документ должен прояснить следующие позиции:

• Какого рода предприятие понесло ущерб;
• Есть ли виновные в этом лица и кто именно;
• В чем состоит вина данных лиц – в неправомерных действиях или полном бездействии;
• О наличии связи между полученным уроном и действием виновного лица.

Как правильно составить и оформить акт расследования несчастного случая – читайте в этой статье.

Кто и когда составляет, подписывает документ

При получении предприятием урона руководитель должен составить приказ в качестве основания для проведения расследования.

Все пункты выявленные в ходе расследования должны отображаться в акте, именно комиссией составляется данный документ. Подписать бумагу должны все участники и заверить руководитель.

Также с содержанием акта должен ознакомиться виновник происшествия и подставить свою подпись, им же составляется объяснительная записка.

Важно: если он отказывается ставить подпись и объясняться следует составить еще один акт об его отказе.

Обвиняемое лицо имеет право на обращение в суд для защиты своих интересов в случае необоснованных обвинений.

Служебное расследование – основные этапы

Служебное расследование проводиться в следующий способ:

Основания для его проведения

Обычно поводом для проведения внутреннего расследования является:

• Отсутствие на рабочем месте – руководитель не знает почему работника нет, объяснения отсутствуют, предприятие несет убыток, прежде чем штрафовать такого сотрудника следует выяснить причины его отсутствия, для этого и собирается комиссия, составляющая акт об отсутствии работника на рабочем месте;
• Нанесение ущерба предприятию – если руководитель подозревает материально-ответственное лицо в хищении, ему необходимо это доказать посредством инвентаризации. Для этого собирается комиссия из соответствующих специалистов, которые обязаны установить факт недостачи;
• Злоупотребление – здесь также идет речь о нанесении ущерба посредством злоупотребления своей должностью – сбыт продукции по заниженным ценам, договоренность со сторонними организациями о торговле вне кассы и прочее.

Приказ о проведении служебного расследования на предприятии.

Издание приказа и состав комиссии

Обычно такая проверка вменяется:

• Службе безопасности;
• Кадровой службе;
• Службе внутреннего аудита.

Комиссия должна состоять из не менее, нежели 3-х человек:

• Эксперты в данном вопросе;
• Работник бухгалтерии;
• Профсоюзный представитель, если работник состоит в нем.

Руководитель предприятия, как инициатор всего действия также должен участвовать в процессе, однако в состав комиссии он входить не может.

Важно: участие в таком мероприятии добровольное, так что любой из указанных в приказе людей имеет право на отказ.

Условия проведения расследования

Весь процесс не может быть выполнен в отношении работника:

• Находящегося на больничном или в отпуске;
• В применении меры наказания не учитывается время для составления мнения профсоюзом;
• Взыскание не применяется до получения итогов ревизии, аудита, хозяйственного расследования.

День начала проверки начинается с даты издания указа.

Ход проверки

В ходе расследования собираются все факты урона, нанесенного предприятию:

• Письма заказчиков с жалобой на невыполнение обязательств по вине такого-то лица;
• Заявление или докладная записка, которые легли в основу всего процесса проверки. Здесь вы узнаете, как составляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• Акт экспертов о наличии недостачи или ущерба по факту;

• После сбора комиссии уведомляется виновник о начале в отношении его деяний расследования с требованием предоставить объяснительную записку (например, объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте).

Рекомендовано такое сообщение выполнить в официальном стиле, к примеру, заказным письмом с уведомлением.

Важно: ответ комиссия должна получить в течение 2-х дней, если он не последовал составляется акт об отказе и начинается составление акта о расследовании.

Основные реквизиты акта служебного расследования

Документ составляется произвольным образом и состоит из 3 частей:

В шапке документа:

• Указываются реквизиты фирмы;
• Место и дата составления.

После слова «Акт» указывается основная часть:

• Перечень членов комиссии – ФИО, должность.
• Перечень выявленных фактов правонарушения;
• Выводы экспертов;
• Результаты бухгалтерского учета;
• Указание на факт причастности подозреваемого лица;
• Свидетельские показания;
• Материальные доказательства.

В последнем условном разделе подводятся итоги всего расследования и делаются соответствующие выводы. После чего всем членам комиссии следует поставить подпись.

Правила составления

Для составления акта применяются те же правила, что и для прочей подобной документации.

Для его формирования доступно взять обычный лист формата А4 или фирменный бланк.

Шапку расположить в правом верхнем углу. Обоснованное наименование документа указывается посредине листа.

Далее следует описать само правонарушение, после чего детальное описание каждого проведенного этапа расследования.

Возможные ошибки

При составлении акта необходимо соблюдать предписания законодательных документов, имеющих отношение к проведению процедуры служебного расследования.

Акт должен содержать все основные пункты – дата формирования, причина составления, полное описание хода расследования.

Его доступно формировать как в ходе расследования, так и впоследствии посредством переноса данных с предварительно выполненных набросков.

В документе должны в обязательном порядке указываться ФИО и должности всех членов комиссии, а также главного виновника события.

После его полного составления и ознакомления с ним необходимо:

• Чтобы все члены комиссии подписали его;
• С ним необходимо ознакомить виновное лицо и дать ему подписать бумагу.

Он имеет право на отказ и последующее обжалование решения комиссии.

В ходе подписания документа обвиняемый может указать на свою невиновность, так как для этого были веские основания, приложив документальное подтверждение.

Заключение

Обвинение работника в служебном преступлении достаточно серьезное мероприятие, и для его исполнения и принятия последующих мер наказания необходимо собрать достаточное и правдивое число улик и доказательств, чтобы впоследствии составленный акт невозможно было оспорить в суде и его составление было оправдано.

Акт же в свою очередь, как и прочая первичная документация имеет произвольную форму без применения какого-либо унифицированного бланка, однако во время его формирования необходимо руководствоваться общепринятыми правилами составления внутренней документации.

Какие результаты ожидать от полиграфолога по факту внутреннего служебного расследования – смотрите тут:

Внутренним документом, фиксирующим обстоятельства дисциплинарного проступка и наличие его состава, является акт служебного расследования, или акт служебной проверки.

Наличие такого документа в случае судебных тяжб с работником или проведения проверки по жалобе в трудовую инспекцию позволит доказать соблюдение требований ст. 192-193 Трудового кодекса РФ. А это значит, что есть определенные нюансы, которые составитель акта и руководитель организации должны учесть при проведении служебного расследования и подготовке соответствующего акта. О них мы и расскажем в этой статье. При наличии затруднений можно воспользоваться помощью дежурного юриста.

Кстати, обратите внимание на локальные акты организации. Возможно, форма акта служебного расследования на предприятии утверждена. А если нет, на основе нашего примера его можно разработать.

Акт служебного расследования

Пример акта служебного расследования

Акт служебного расследования

18 мая 2017 г. город Геленджик

Председатель: Начальник отдела кадров П.Р. Малахов

1. Специалист по охране труда С.С. Выхина
2. Ведущий юрисконсульт Д.В. Федосеева

Факт нарушения: невыполнение администратором Синициной Анастасией Владимировной возложенных обязанностей по уведомлению миграционного подразделения ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике о прибытии иностранных граждан в место временного пребывания в течение суток (нарушение ст. 20 Федерального закона «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства» от 18.07.2006 г. № 109-ФЗ).

В результате проведенного служебного расследования выявлено:

1. 18 апреля 2017 г. в гостиницу «Кувшинка» по адресу: г. Геленджик, ул. Морская, 48, в 12 час. 48 мин. прибыл гражданин Республики Узбекистан Фархудов Махмуд, 08.04.1972 г.р., для временного пребывания.
2. Согласно табелю учета рабочего времени, журналу учета, 18 апреля 2017 г. администратор Синицина А.В. выполняла свои функциональные обязанности с 06 час. 00 мин. до 06 час. 00 мин. 19 апреля 2017 г., в т.ч. по заселению гостей и предоставлению им гостиничных номеров. Синицина А.В. предоставила гражданину Узбекистана Фархудову М. номер 309 на третьем этаже гостиницы, а также взяла оплату и выдала квитанцию.
3. В нарушение п. 2.4 должностной инструкции администратора гостиницы и ст. 20 Федерального закона «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства» от 18.07.2006 г. № 109-ФЗ уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания Синициной А.В. не заполнялось, в миграционное подразделение в ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике не подавалось.
4. 05.05.2017 г. в результате проведенной проверки ГУ МВД России по Краснодарскому краю в г. Геленджике в отношении ООО «Кувшинка» составлен административный протокол и вынесено постановление об административном правонарушении по ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ. Наложен административный штраф в размере 400 000 руб.
5. Согласно письменным объяснениям Синициной А.В. от 05.05.2017 г. уведомление в ГУ МВД по Краснодарскому краю в г. Геленджике не направила по забывчивости.
6. Ранее сотрудник проявлял усердие в работе, должностные обязанности выполнял в срок. Неснятых взысканий нет. За нарушения трудовой дисциплины к ответственности не привлекался. Работает в ООО «Кувшинка» по трудовому договору в должности администратора с 05.08.2015 г.

Изучив материалы, а именно: Правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция администратора гостиницы, материалы дела об административном правонарушении, объяснения Синициной А.В., комиссия приходит к следующим выводам:

1. В действиях Синициной А.В. содержится состав дисциплинарного нарушения, выразившегося в ненадлежащем исполнении работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, в результате чего работодателю причинен ущерб в размере 400 000 руб.
2. Привлечь Синицину А.В. к дисциплинарной ответственности и применить дисциплинарное взыскание в виде выговора.

Специалист по охране труда С.С. Выхина

Ведущий юрисконсульт Д.В. Федосеева

С актом служебного расследования ознакомлен:

Что сделать до составления акта служебного расследования

Акт служебного расследования составляется в случаях причинения ущерба работодателю действиями работника или выявления нарушений трудовой дисциплины. Такой документ необходимо составлять и после Акта об отсутствии на рабочем месте при намерении уволить работника за прогул.

Проведение служебного расследования или проверки инициируется резолюцией руководителя – первого лица организации. Состав комиссии утверждается приказом, а срок проведения проверки ограничен 30 календарными днями. С приказом должны ознакомиться члены и председатель комиссии. Кстати, это должны быть лица, не связанные с происшествием.

Комиссия собирает, изучает документы, связанные с происшествием, истребует объяснения у сотрудника (обязательно). При отказе – составляется соответствующий Акт (по аналогии с Актом об отказе от получения). По результатам проверки составляется Акт служебного расследования, который подписывается всеми членами комиссии и работником, в отношении которого она проводилась (Акт об отказе от подписи).

Что включается в акт служебного расследования

Комиссией по проведению служебного расследования должны быть установлены следующие факты:

• причинен ли ущерб компании, имело ли место происшествие или факт нарушения трудовой дисциплины работником
• обстоятельства, при которых это произошло
• последствия произошедшего и причинно-следственная связь между действиями работника (работников) и причиненным ущербом
• чья вина, в чем она выразилась
• обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность (факт нарушения трудовой дисциплины ранее и т.п.)
• вывод комиссии: установлен ли факт нарушения работником своих обязанностей. Вид дисциплинарного взыскания может устанавливаться отдельно приказом руководителя по его усмотрению, а может быть выражен в акте служебного расследования.

Законодателем не определено само понятие «служебное расследование», однако оно принято в деловой практике и встречается, хотя и не в прямой форме, в законодательных актах. Так, например, статьей 247 ТК РФ работодателю вменяется в обязанность провести проверку, если ему причинен ущерб, чтобы установить его размеры и причины возникновения.

Когда проводится служебное расследование

При любом отклонении от нормального порядка, когда необходимо разобраться в произошедшем, выявить причины, виновников, определить последствия.

Как правило, такая проверка проводится в случаях:

• недостачи при инвентаризации;
• жалобы со стороны клиентов или персонала;
• нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции;
• нарушения локальных актов (правил техники безопасности, пожарной безопасности и т. п);
• разглашения коммерческой информации;
• нанесения материально ущерба организации или работникам;
• получения и дачи взятки;
• иных злоупотреблений.

Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен любым работодателем по своему усмотрению.

Итак, приведем образец служебного расследования в отношении работника.

Как начать служебное расследование

Работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Например, если речь идет о хищении, в составе комиссии наверняка окажется представитель бухгалтерии, службы безопасности и подразделения, где хищение было выявлено. Часто возглавляет комиссию либо руководитель, либо внутренний аудитор.

Однако требований к составу комиссии нет. Войти в нее могут любые лица по выбору руководителя, за исключением причастных, прямо или косвенно, к нарушению. Минимальная численность комиссии — три человека.

При этом руководитель должен издать приказ. Для этого понадобится образец приказа о проведении служебного расследования, образец представлен ниже.

Приказ о создании комиссии

Что выясняет комиссия

При проведении проверки выясняются следующие обстоятельства:

• суть нарушения;
• размер причиненного ущерба;
• причины и условия, повлекшие проступок;
• лицо, совершившее проступок;
• степень вины;
• смягчающие и отягчающие обстоятельства;
• меры по привлечению к ответственности виновных лиц;
• профилактические мероприятия по предотвращению подобных нарушений.

Когда круг потенциально виновных лиц определен, а в некоторых случаях он может быть достаточно широк, комиссия собирает письменные объяснения. При этом объяснения могут собираться как с виновных лиц, так и с работников, которые так или иначе могут пояснить случившееся.

Объяснительная записка составляется работником на основании уведомления, которое оформляет комиссия. В уведомлении описывается происшествие, может быть приведен список вопросов, на которые должен ответить сотрудник. В том экземпляре уведомления, который остается в делах комиссии, сотрудник должен указать дату получения уведомления и расписаться.

Объяснительная записка составляется в произвольной форме от руки на имя руководителя, указывается дата и ставится подпись. Если работник признает свою вину, он имеет право в объяснительной записке указать наличие смягчающих обстоятельств.

Кроме объяснительной записки, комиссия собирает иные документы, способные пролить свет на обстоятельства происшествия: докладные и служебные записки очевидцев инцидента, акты инвентаризации, заключения аудиторов и независимых экспертов, акты замеров показаний контрольно-измерительного оборудования.

Результаты служебного расследования

По окончании расследования комиссия составляет итоговый документ — акт, который подписывают все члены комиссии. Образец акта служебного расследования на предприятии вы найдете ниже.

С актом необходимо ознакомить и виновных лиц. Если работник отказывается подтвердить своей подписью факт ознакомления, это надо засвидетельствовать подписями независимых лиц.

Работник или его представитель вправе ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в случае несогласия с результатами.

По итогам проверки могут применяться меры дисциплинарного взыскания. Их необходимо включить в образец заключения служебного расследования.

На основании ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления учреждением размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или сотрудник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма, подлежащая взысканию с сотрудника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.

Образец акта о проведении служебного расследования

В какие сроки проводится служебное расследование

Срок проведения служебного расследования по Трудовому кодексу должен быть согласован со сроком, которым ограничено наложение дисциплинарного взыскания. Согласно ч. 3 ст. 193 ТК РФ, дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Днем обнаружения проступка, с которого начинается отсчет месячного срока, считается день, когда лицу, которому по работе подчинен сотрудник, стало известно о совершении проступка, независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий (пп. «б» п. 34 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).