Где хранятся договора о материальной ответственности

Кто обязан заключать договоры о полной материальной ответственности с работниками и где они должны храниться — в отделе кадров или в бухгалтерии?

редактор журнала "Отдел кадров

государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2016 г., с. 78.

Обязанности по изданию и хранению договоров о материальной ответственности в организации могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений. Порядок издания и хранения устанавливает работодатель приказом или в локальном акте организации.

Обоснование. Специальных требований о том, где должны храниться договоры о полной материальной ответственности, нет. При этом, например, в разд. 4 "Учет и отчетность" (подразд. 4.1 "Бухгалтерский учет и отчетность") Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558*(1) есть ст. 457 "Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица". Из чего можно сделать вывод, что хранить их следует в бухгалтерии.

А согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденным Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78, заключение договора об имущественной ответственности работника относится к функциям, исполняемым инспектором по кадрам (п. 3.6.7).

Таким образом, в бухгалтерии можно хранить оригиналы договоров о материальной ответственности, а в отделе кадров в личных делах работников — копии договоров.

Какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься изданием и хранением договоров о материальной ответственности в конкретной организации, вправе определять ее руководитель. Соответствующие обязанности можно закрепить в приказе (распоряжении) либо положении о структурном подразделении и включить в должностные инструкции или трудовые договоры работников, которые непосредственно будут выполнять указанные выше функции.

1 декабря 2016 г.

*(1) "Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Журналы издательства "Аюдар Инфо"

На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы — это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.

Издатель: ООО "Аюдар Инфо"

Почтовый адрес: 125124, г. Москва, 1-я улица Ямского поля, д. 15

Телефон редакции: (495) 925-11-73 (многоканальный)

ВОПРОС: Какое структурное подразделение организации (отдел кадров или бухгалтерия) обязано осуществлять оформление договоров о полной индивидуальной материальной ответственности молодых специалистов, занимающих должности или выполняющих работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей?

ОТВЕТ: Случаи полной материальной ответственности регламентируются в ст.404 и 245, а общее правило — в ст.402 Трудового кодекса РБ от 26.07.1999 № 296-3 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 24 декабря 2007 г.) (далее — ТК). Согласно п.1 ст.404 ТК работники несут материальную ответственность в полном размере причиненного по их вине ущерба, когда между работником и нанимателем заключен письменный договор о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных работнику для хранения или для других целей.

Действующим законодательством не определено, какое именно подразделение нанимателя (бухгалтерия или кадровая служба) обязано подготавливать проект договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Эти вопросы регулируются локальными нормативными правовыми актами нанимателя. Вместе с тем по сложившейся практике проекты договоров о полной индивидуальной материальной ответственности подготавливают руководители тех структурных подразделений организации, в которые принимается работник, или работники бухгалтерии во взаимодействии с юридической службой.

В случае недостачи или хищения материальных ценностей, вверенных работнику, и отказа добровольно возместить причиненный по его вине ущерб нанимателю исковые заявления в суд оформляют юрисконсульты при взаимодействии с работниками бухгалтерии. В обязанности кадровой службы входит осуществление контроля за тем, чтобы на материально ответственные должности принимались лишь те граждане, которым законодательством не запрещено занимать эти должности.

До издания приказа (распоряжения) о приеме гражданина на материально ответственную работу кадровая служба обязана потребовать от него предварительно заключенный с нанимателем договор о полной индивидуальной материальной ответственности, при его отсутствии — отказать работнику в заключении трудового договора или контракта на такую должность. Для молодых специалистов в подобных случаях предлагается другая должность, соответствующая их профессии, указанной в направлении на работу, но не связанная с полной материальной ответственностью.

Следует иметь в виду, что договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (кроме случаев, когда они заключаются при приеме на работу) могут заключаться и в процессе работы.

Если заключение договора о полной материальной ответственности не было обусловлено при приеме на работу, то работник должен быть предупрежден об изменении существенных условий труда, т.е. о заключении письменного договора о полной индивидуальной материальной ответственности, не позднее чем за один месяц. При отказе работника продолжить работу в новых условиях он может быть уволен по п.5 ст.35 ТК (заключение Конституционного Суда РБ от 09.06.1998 № З-65/98 «О соответствии Конституции и законам Республики Беларусь пункта 38 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 17 июня 1994 г. № 5 «О некоторых вопросах применения судами законодательства при разрешении трудовых споров» с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 16 декабря 1994 г. № 12 и от 28 июня 1996 г. № 8»).

При увольнении молодых специалистов по этому основанию наниматель обязан в течение 3 дней сообщить об этом руководителю учреждения образования, выдавшего направление на работу.

На практике договор о полной индивидуальной материальной ответственности составляется в двух экземплярах: один — хранится в личном деле работника в кадровой службе, а второй — выдается на руки работнику. Иногда изготавливается и третий экземпляр для бухгалтерии.

Георгий Шишко, заведующий кафедрой правоведения факультета права
Белорусского государственного экономического университета, кандидат юридических наук,
профессор, заслуженный юрист Республики Беларусь

Материал подготовлен редакцией журнала «Юрист»

С какими работниками можно заключить договор о материальной ответственности? Какие последствия возникают у работодателя в случае игнорирования перечня категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры?

Прежде всего отметим, что материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами (ст.233 ТК РФ). Прежде всего, материальная ответственность возникнет в случае вины работника в причинении ущерба.

Пределы материальной ответственности

Материальная ответственность работника может быть ограниченной или полной.

Пределы материальной ответственности работника установлены ст.241 ТК РФ и ограничены размером его среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Что это означает на практике?

В том случае если размер ущерба превышает среднемесячный заработок работника, то работник обязан возместить только ту его часть, которая равна его среднему месячному заработку (например, решение Веневского районного суда от 28.05.2018 г. №2-168/2018).

При этом правило об ограниченной материальной ответственности работника в пределах его среднего месячного заработка применяется во всех случаях, кроме тех, в отношении которых ТК РФ или иным федеральным законом прямо установлена более высокая материальная ответственность работника, в частности полная материальная ответственность.

Полная материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в определенных случаях (ст.243 ТК РФ). Например, когда на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей, умышленного причинения ущерба, причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, в результате преступных действий работника, установленных приговором суда, в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом (п.4 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 г. №52, письмо Роструда РФ от 19.10.2006 г. №1746-6-1).

То есть при полной материальной ответственности работник должен полностью возместить компанию всю сумму причиненного ущерба (ст.242 и 243 ТК РФ).

Расторжение трудового договора после причинения ущерба уже бывшим работником не влечет за собой освобождения его от материальной ответственности. По закону работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст.238 ТК РФ). При этом неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

С какими работниками можно заключить договоры о полной материальной ответственности?

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (п.2 ч.1 ст.243 ТК РФ), могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ст.244 ТК РФ).

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Кроме того, Минтруда и соцразвития РФ Постановлением от 31.12.2002 г. №85 утвержден Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности.

В частности, в соответствии с данным Перечнем письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества могут быть заключены с кассирами, контролерами, кассирами-контролерами, а также другими работниками, выполняющими обязанности кассиров (контролеров), лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами библиотек и др.

То есть договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с некоторыми категориями работников (ст.244 ТК РФ, Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85, письмо Роструда РФ от 19.10.2006 г. №1746-6-1).

Важно! Судебная практика также подтверждает незаконность заключения договоров о полной материальной ответственности со всеми без исключения работниками работодателя (Определение ВС РФ от 19.11.2009 г. №18-В09-72).

Последствия заключения договора о материальной ответственности «не с тем работником»

Невыполнение требований законодательства о порядке и условиях заключения и исполнения договора о полной индивидуальной материальной ответственности может служить основанием для освобождения работника от обязанности возместить ущерб в полном размере, превышающем средний месячный заработок.

ПРИМЕР №1.

В результате транспортного происшествия — посадки на мель судна, учреждению причинен прямой действительный ущерб в размере 4 млн рублей. Названную сумму ущерба учреждение просило взыскать с бывшего работника (командира судна), который управлял судном.

Основными причинами затопления судна в заключении комиссии учреждения по результатам служебного расследования указаны:

• действие непреодолимой силы — непредсказуемый характер ледохода на участке реки, где находилось судно;
• основной причиной вынужденной стоянки судна является посадка на мель и невозможность уйти в безопасное место вследствие судоводительской ошибки, допущенной командиром судна.

Разрешая спор, судьи исходили из того, что учреждению причинен материальный ущерб в результате виновных действий командира судна, с которым заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Учитывая отсутствие оснований для освобождения работника от материальной ответственности в полном размере, нижестоящие суды удовлетворили иск учреждения.

Однако судебная коллегия ВС РФ признала выводы судебных инстанций ошибочными в связи со следующими обстоятельствами.

Согласно разъяснениям, содержащимся в п.5 постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 г. №52, работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст.239 ТК РФ).

Судебной коллегией также признан обоснованным довод бывшего работника о том, что договор о полной индивидуальной материальной ответственности был заключен с ним с нарушением действующего законодательства.

Работник занимал должность командира — первого помощника механика судна, которая не включена в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Минсоцразвития РФ от 31.12.2002 г. №85.

Важно! Указанные обстоятельства свидетельствуют о нарушении норм права при заключении договора о полной индивидуальной материальной ответственности и, соответственно, о неправомерности привлечения его как работника к полной материальной ответственности (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВC РФ от 25.12.2017 г. №14-КГ17-29).

Договоры коллективной (бригадной) материальной ответственности

По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины (ч.3 ст.245 ТК РФ). При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом (ч.4 ст.245 ТК РФ).

Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного имущества и типовая форма договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности содержатся в приложениях №3 и №4 к постановлению Минтруда и соцразвития РФ от 31.12.2002 г. №85.

Важно! Одним из оснований для возложения на коллектив работников материальной ответственности в полном размере за ущерб, причиненный работодателю, является наличие единого письменного договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности, заключенного со всеми членами коллектива (бригады) работников в соответствии с типовой формой, утв. постановлением Минтруда и соцразвития РФ от 31.12.2002 г. №85.

При этом нужно учитывать, что включение в трудовые договоры работников условия о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности не освобождает работодателя от обязанности доказать наличие оснований для заключения с этими работниками договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности и соблюдение порядка его заключения.

ПРИМЕР №2.

Условиями заключенных трудовых договоров с работниками было предусмотрено, что работник принимается на работу с полной коллективной материальной ответственностью за вверенные ценности, ущерб, нанесенный работником при исполнении служебных обязанностей, подлежит возмещению в порядке и размерах, установленных законодательством.

Компанией произведена инвентаризация ТМЦ, в результате которой выявлена недостача в сумме 3,8 млн рублей. Работодатель подал иск в суд, пытаясь взыскать ущерб с работников.

Но у работодателя не получилось взыскать ущерб, поскольку заключенный договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности:

• не содержал перечня всех лиц коллектива, которые приняли условия о полной материальной ответственности;
• из содержания договора невозможно было установить, кто из работников и когда включался в состав коллектива (бригады) и исключался из него, а также мнение коллектива (бригады) по включению в состав новых работников, каким образом осуществлялся прием, хранение и передача имущества.
• в договоре не установлены способы выявления материального ущерба (например, инвентаризация) и распределения ответственности между членами коллектива, не определены способы погашения возникшего обязательства по недостаче или порче имущества, порядок выявления степени виновности каждого члена коллектива, не установлен срок действия договора, не отражены паспортные данные, адреса участников коллектива (бригады).

Из представленных суду нескольких отдельных листов с подписями работников невозможно с достоверностью установить, к какому договору о коллективной материальной ответственности они относятся.

Кроме того, часть работников была принята на работу в компанию позже, а подтвержденных данных о том, что работники давали свое согласие на вступление в коллектив (бригаду) работников, на который возложена материальная коллективная ответственность, суду не представлено (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 20.08.2018 г. №5-КГ18-161).

Дефекты договора о материальной ответственности

Еще одним случаем отказа о взыскании убытков являются дефекты заключенного договора о материальной ответственности с работником (Определение ВС РФ от 20.08.2018 г. №5-КГ18-161).

Например, работодателем не была соблюдена типовая форма договора о коллективной материальной ответственности. Так, в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности, утв. Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85, указаны работы: по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации).

Кроме того, в договоре о материальной ответственности с работниками не был определен порядок:

• приема, хранения и передачи вверенного имущества;
• выявления ущерба (например, через инвентаризацию);
• определения степени вины каждого работника и распределение ответственности в коллективе;
• погашения обязательства по недостаче или порче имущества.

Но, если работодателем соблюдены все формальности и работники не оспаривают вину, требования работодателя о взыскании ущерба удовлетворяются в полном объеме (решение Туапсинского городского суда от 27.02.2018 г. №2-126/2018).