Выписка из журнала входящей корреспонденции образец

Статьи по теме

Довольно часто секретарю приходится оформлять выписки из документов для партнерских организаций, надзорных органов, сотрудников компании и других лиц. При этом работать приходится с внутренними документами, содержание которых может составлять коммерческую тайну, да и составить выписку не так просто. Разберемся в нашем материале, какие требования к ней предъявляют.

Что такое выписка из документа и когда ее оформляют

Выписка из документации состоит из воспроизведенной части или нескольких частей внутреннего документа, оформленного в письменном виде. Чаще всего такие выписки нужны тогда, когда нельзя передать третьим лицам весь документ. Если ни конфиденциальности, ни объема нет, достаточно копии. Выписка – это с точки зрения исполнителя делопроизводственный аналог копии документа, который оформляется, если есть такая потребность.

Это может быть связано с наличием в нем такой информации, которая составляет для компании коммерческую тайну. Другой случай, когда пригодится выписка, относится к документам большого объема. В этом случае весь документ просто не нужен просителю, а достаточно лишь той части, которая содержит нужную информацию.

При этом сразу же становится понятно, что необходимо получить четкий запрос от сторонней организации или заинтересованного лица, какая информация ему нужна.

Выписки заверяют подписью аналогично копиям документов, о чем должно быть требование в инструкции по делопроизводству компании. Можно предусмотреть разный порядок заверения выписки для внутреннего пользования и для сторонней организации. Во втором случае печать организации обязательно, а в первом можно обойтись остальными реквизитами.

Читайте в электронном журнале:

Требования к оформлению выписки из документа

Некоторые ведомства устанавливают жесткие требования к оформлению выписки из отдельных документов, но для частной компании эти требования необязательны. Достаточно будет учесть главные принципы формирования этого типа документа.

Обратите внимание, что на выписке из документа секретарь должен указать номер и дату внутренней регистрации оригинала документа, на который оформляется выписка. Также помните, что личная подпись руководителя или автора документа не нужна для оформления выписки.

Пример оформления выписки документа на основе приказа

Выписку оформляют на обычном листе, оставляют полностью шапку документа со всеми реквизитами за одним исключением: в название добавляют перед видом документа слова:

«Выписка из приказа»

В выписке из документа обязательно нужно оставить как есть регистрационный номер и дату исходного документа.

Вступительную часть документа, например, преамбулу приказа по основной деятельности или причины издания приказа по личному составу, нужно также оставить без редактирования и полностью внести в выписку.

А вот распорядительную часть нужно сократить, оставив лишь существенные стороны документа, которые относятся к запросу. Например, можно оставить один или несколько пунктов приказа.

Затем в выписку вносят должность лица, которое учредило (издало) приказ, ФИО или инициалы и фамилию без подписи.

Заверение выписки из документа

Особенностью этого формата предоставления информации о внутренних документах компании является необходимость ответственному лицу заверить выписку. Заверение оформляется следующим образом. В самом конце документа ставится запись «Верно», указывается дата заверения, должность, расшифровка подписи ответственного лица (чаще всего это секретарь), подпись и печать компании.

Выписка становится юридически значимым документом только после заверения.

Пошаговая инструкция по оформлению выписки из документа

Шаг 1. Изучите исходный документ

Определите, какая часть документа-оригинала нужна.

Шаг 2. Выделите цитаты

В выписке нельзя менять формулировки, цитаты должны точно совпадать с исходным документом. Выделите и скопируйте всю необходимую информацию, включая реквизиты документа.

Шаг 3. Оформите выписку

Перепишите заголовок документа по образцу выше, вставьте выбранные цитаты из исходника, реквизиты документа (дату, номер, ответственное лицо).

Шаг 4. Заверьте

Когда выписка готова, заверьте ее. Это обязанности секретаря или кадрового работника, если бывший сотрудник подал запрос по поводу работы в вашей организации.

Разместите печать и подпись руководителя компании, если это предусмотрено локальным нормативным актом по делопроизводству.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

• Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
• Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
• Приведение в действие решений руководства в указанное время.
• Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

• Количеству граф в журналах.
• Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

Регистрация входящих документов в электронной форме

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте в этой статье.

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

• С указанием на исполнителя.
• Содержательной части
• Корреспондентских данных
• Разновидности деловых бумаг
• Даты
• Регистрационного номера.

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

1. Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
2. Второй символ изображает номер самого журнала.
3. Последним стоит порядковый номер по документу.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

К основным типам бумаг относят:

• Текст справок и распоряжений.
• Записки с объяснениями.
• Записки служебного вида
• Заявления, телеграммы
• Письма

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации.

Что на счёт дополнительных граф?

• Исполнительной отметки.
• Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

1. Сколько листов входит в документ?
2. Каким способом деловая бумага была доставлена?
3. Что можно сказать в примечаниях?
4. В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Журнал регистрации входящей корреспонденции по предприятию. Образец журнала регистрации входящих документов ОАО Афиша.

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

• В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
• Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
• Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
• Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

1. Материалы информационного характера.
2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
7. Письма с рекламным содержанием.
8. Информационно-справочная документация.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по ссылке.

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Журнальная форма регистрации входящей документации.

Автоматизированная и карточная формы

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

Как изменить основной ОКВЭД ООО и какие документы для этого нужны – читайте в новой юридической статье.

Дополнительные правила

Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

Содержание и внешний вид карточки бывают разными в программах, но суть остаётся одинаковой. Не доставляет хлопот самостоятельное изменение существующих реквизитов. Или же изменение внешнего вида.

Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:

Бумажную выписку / копию электронного документа просто оформить и удостоверить. Только для официального удостоверения необходимо проверить, в каком регламентирующем документе организации закрепляется порядок регистрации поступающих документов в форме простой электронной таблицы Excel, внесено ли название и электронная форма представления этого журнала в номенклатуру дел, как контролируются права доступа к нему. То есть этот журнал, который ведется по годам в форме таблицы Excel, должен быть официальным документом организации.

Далее необходимо четко определить, какая инстанция, какой контролирующий и регулирующий орган (внутренний контроль или внешний регулятор) запросили выписку, потому что для представления в контролирующие органы часто требуется ­удостоверение выписки / копии документа подписью руководителя и печатью организации.

Во всяком случае, выписку готовит секретарь, на чьем рабочем месте ведется журнал. Выписка – это копия части текста документа. Поэтому рекомендуем секретарю создать новый файл Excel (например, с именем «выписка»), скопировать в него ­выделенный фрагмент журнала, а выше оформить в файле название вида документа:

Ниже скопированных из журнала учетно-регистрационных данных (часть таблицы с необходимыми сведениями), лучше на следующей строчке или через 1-2 строки, нужно оформить реквизиты заверительной надписи (как показано в Примере 2).

Файл с именем «Выписка из журнала регистрации поступающих документов» сохраняется (желательно в той же папке, где хранится основной журнал), распечатывается на бумаге и удостоверяется личной подписью секретаря (или иного уполномоченного лица). Далее от руки и той же ручкой, что и личная подпись, оформляется дата выписки.

В Примере 2 мы показали заверительную надпись, которая состоит не только из элементов, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, но и включили в нее местоположение оригинала, из которого делается выписка, как того требует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х. Это повышает ее достоверность и статус как бумажной копии электронного документа.

Заверительная надпись может быть и целиком оформлена от руки.