Как правильно заверить документы копия верна образец

Статьи по теме

Рассмотрим, как с использованием печати “Копия верна” (“Верно”) правильно заверить документы, предоставляемые работнику по его запросу. Нужно ли ставить такую печать на копиях документов для личного дела. Какие дополнительные реквизиты требуются для заверения на документах.

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Внимание! Эти документы помогут вам заверить документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:

Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.

Когда требуется заверение документов штампом “Копия верна”?

Любой работник вправе запросить у своего работодателя документы и копии документов, непосредственно связанных с его трудовой деятельностью. Статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил (утв. пост. Правительства от 16.04.2003 № 225) обязывает работодателя бесплатно предоставить их сотруднику. Перечень документов, которые может запросить работник является открытым (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).

Копии документов предоставляют на основании заявления сотрудника, написанного в произвольной форме. Срок выдачи — три рабочих дня с момента получения заявления.

Чтобы копия документа имела юридическую силу на ней ставят печать “Копия верна”. Должностные ставят свои подписи и другие реквизиты. Как правильно заверить копию документа рассмотрим далее.

Как правильно заверять копии документов

Сразу отметим, что копия документа должна воспроизводить информацию с оригинала и сохранять его внешние признаки. Поэтому ее целесообразно делать путем ксерокопирования.

Правила заверения копий документов носят рекомендательный характер. Они установлены с 1 июля 2018 года. С этой даты вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст; приказ Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст). Ранее нужно было руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. пост. Госстандарта от 03.03.2003 года № 65-ст).

Правила заверения копий документов, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016, становятся обязательными для работодателя, в случае утверждениях их в его локальных нормативных актах.

Копия документа имеет юридическую силу при наличии:

1. Печати “Копия верна”
2. Реквизитов должностных лиц:

• собственноручная подпись и ее расшифровка (ФИО);
• дата заверения;
• печать юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Кроме того, с 1 июля 2018 года при заверении копий справок или документов рекомендуется дополнительно указывать место хранения оригинала. Например «Подлинник находится в деле №. за. год». Если документы не включены в номенклатуру можно указать, что оригинал находится в отделе кадров другой фирмы.

Если копия состоит из нескольких листов, то нужно заверить все листы и указать их количество.

Как заверить копию документа штампом «Копия верна» см. образец ниже.

Как правильно заверить выписку из документа

Статья 62 ТК РФ предусматривает для работников возможность запрашивать выписки из документов, непосредственно связанных с их трудовой деятельностью.

Выписка — это документ, который отражает часть или полное содержание подлинника другого документа. Как правило, ее оформляют в случаях, когда в силу ряда причин не представляется возможным изготовить копию:

• документ содержит строго конфиденциальную информацию;
• персональные данные других работников;
• подлинник имеет большой объем и поэтому нецелесообразно копировать его полностью;
• нет необходимости воспроизводить оригинал полностью.

Чаще всего на практике оформляют выписку:

Законодательство не содержит конкретных требований к оформлению выписок из документов. Ее можно составить по следующему алгоритму:

Шаг 1. Использовать фирменный бланк организации.

Шаг 2. Указать название: «Выписка из…».

Шаг 3. Указать наименование оригинала документа.

Шаг 4. Поставить актуальную дату.

Шаг 5. Поставить номер приказа, на основании которого оформляют выписку.

Шаг 6. Написать основной текст, полностью или частично повторяющий информацию из оригинала документа.

Шаг 7. Указать должность уполномоченного лица, подписавшего оригинал, а также его инициалы и фамилию. Подпись работника, который запросил выписку, не требуется.

Законодательство также не имеет специального порядка заверения выписки. Поэтому можно использовать порядок, аналогичный для заверения копий документов.

Как заверить копию трудовой книжки

Правила установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Заверяют каждый лист документа. На них ставят:

1. Печати “Верно” (“Копия верна”);
2. Реквизитов должностных лиц:

• собственноручная подпись и ее расшифровка (ФИО);
• дата заверения;
• печать юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Нужен ли штамп “Копия верна” на документах для личного дела?

Законодательство не содержит требований ставить печать “Копия верна” на копиях документов, хранящихся в личном деле работника. Так, в документах, регулирующих основной порядок формирования личных дел госслужащих, применяют формулировку «копии», а не «заверенные копии» (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609). Поэтому заверение копий документов, хранящихся в личных делах работников, необязательно.

Вместе с тем, обычная копия не имеет юридической силы. Например, документы, полученные сотрудниками от сторонних юрлиц либо учреждений. Рекомендуется заверять эти документы по ГОСТ Р 7.0.97-2016 с использованием:

1. Печати “Копия верна”;
2. Реквизитов должностных лиц:

• собственноручная подпись и ее расшифровка (ФИО);
• дата заверения;
• печать юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Заверение позволит определить непосредственную дату оформления, а также сориентирует специалистов кадровых служб в актуальности содержимого документа. Ведь в подлинник могут вноситься корректировки.

Печать «Копия верна»: образец

На практике компании изготавливают штамп “Копия верна” (“Верно”) с постоянной информацией. Образец выглядит так:

Обратите внимание: отметку и заверении на штампе “Копия верна” (“Верно”) следует ставить:

• под отведенным для нее реквизитом «Подпись»;
• в нижнем крае листа для случая, когда документ не имеет подписей.

После того, как документ полностью готов, можно ставить печать юрлица, если оно ее использует в работе. Печать не должна закрывать подпись уполномоченного лица. Лучшее поставить ее в месте, обозначенном «МП» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). При этом желательно, чтобы она заходила на название должности уполномоченного лица.

Штамп “Копия верна” на электронном документе

При заверении электронных документов штамп «Копия верна» должен иметь:

• фразу о подписании документа электронной подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• ФИО владельца сертификата;
• срок действия сертификата.

На штамп можно также добавить эмблему фирмы, товарный знак или знак обслуживания.

Важно! Все элементы должны быть видимыми и читаемыми.

Полезное видео

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика во внебюджетные фонд для выдачи работника участника для участия организации в конкурсе (аукционе и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

• нотариус;
• сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи

• главой местной администрации;
• специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 (далее — ГОСТ но он носит рекомендательный характе

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа и ГОСТ одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизит

№	Реквизит	Чем предусмотрен	Примечания
1	Заверительная надпись	Указ ГОСТ	Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2	Должность лица, заверившего копию	Указ ГОСТ	Руководител или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работни заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборот или в доверенности
3	Подпись лица, заверившего копию	Указ ГОСТ	—
4	Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)	ГОСТ	Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ допускаетс Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота
5	Печать	Указ ГОСТ	ГОСТ допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6	Отметка о том, что подлинный документ находится в организации	Указ	Организация может заверять: копии собственных документов; копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организаци Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии
7	Дата выдачи (заверения)	Указ ГОСТ	Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутстви Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Давайте представим, что Вам надо срочно сдать копии документов в банк, на получение предприятием кредита или в налоговую инспекцию в ходе проводимой плановой проверки. Одно дело, когда заверяется копия одного листа. А если их 300? Заверять каждый – дня не хватит. Сегодня говорим о том, как провести заверение многостраничных копий.

Напоминаю: что копией документа является его экземпляр, который полностью воспроизводит всю информацию, что имеется в подлиннике. Ксерокопия приказа или распоряжения, ксерокопия устава или страницы журнала – это все копии. Только заверенная копия имеет юридическую силу.

Сшиваем копию

Отксерив пачку документов или распечатав ее скан-копию, рассортировываем документы (если нужно). Затем пачка документов сшивается. Причем «сшивается» – глагол очень размытый. Нужно смотреть нормативы, под которые вы попадаете при подготовке многостраничной копии. Так, чтобы предоставить документы в налоговую, их нужно именно сшить нитками. Или в письме-запросе, для ответа на который вы готовите пачку копий, написано именно «сшить нитками в 4 прокола». Тогда делать нечего: сшиваем нитками, даже если там три листа. Не забудьте вывести концы нитей, после сшивки заверяемых документов, с оборотной стороны. Они обязательно должны быть снаружи.

Если вы уверены, что никаких подобных директив не имеется, «сшить» можно и степлером. Но тогда документ оборачивается через край бумажной наклейкой, так, чтобы скоба попала под нее. Это делается для подтверждения того, что ничего из-под этой скобы не было вынуто и ничего не было подложено.

Так или иначе, наша многостраничная копия сшита. Один из вариантов эстетичного и недорогого сшивания можно посмотреть в моем фото-уроке Как сшить дело.

Не забывайте, что при сшивке пачки необходимо обеспечить не только свободное чтение текста, но и доступ ко всем подписям, датам, визам и резолюциям, что стоят на подлинниках. Пачка копий должна быть крепко сшита и не рассыпаться в руках.

Заверение многостраничных копий

Все страницы пачки должны быть пронумерованы, начиная с единицы. Это важно.

На выведенные на обороте нити наклеивается бумажная наклейка так, чтобы кончики нитей торчали из-под нее. Если сшивали степлером, то заклеивающая его бумажка должна быть достаточного размера, чтобы проставить на ней заверительную надпись. Если заверение многостраничных копий в вашей организации не редкость, то проще напечатать реквизит заверения на клейкой бумаге, вырезать и оборачивать ей.

На наклейке пишется: «Всего пронумеровано, сшито, скреплено печатью (указать число) листов». Количество листов обозначается цифрой, и словами. В остальном реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется в обычном порядке.

Вспоминаем, что в него входит:

• заверительная надпись от руки или оттиск штампа «Копия верна» (другой вариант — «Верно»);
• должность, личная подпись должностного лица, имеющего право заверения, расшифровка подписи;
• дата, когда происходит заверение (день, месяц, год);
• при необходимости – оттиск печати

И мы ранее уже выяснили, что лучше дополнить этот набор указанием места нахождения подлинников документов. Например, подлинники находится в архиве ООО «Ромашка» (наименование юридического лица), дело № 09-12

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.

Начальник отдела кадров Ефимова И.А. Ефимова

Подлинник находится в архиве (ООО «Ромашка»), дело № 09-12