Материальная помощь за счет чистой прибыли проводки

Многие организации оказывают своим сотрудникам материальную помощь, и у бухгалтера возникают вопросы, какими документами оформить и как отразить в учете выдачу материальной помощи:

• в связи со смертью сотрудника или членов его семьи;
• к отпуску;
• в связи с рождением или усыновлением ребенка;
• в иных случаях.

Оформление выдачи материальной помощи

Законодательно пакет документов на оформление выдачи материальной помощи не определен, в связи с чем руководству организации необходимо разработать свой регламент для данной хозяйственной операции. Пакет типовых документов может быть следующим:

• заявление работника при выходе в отпуск с просьбой предоставить дополнительную выплату к отпуску, если порядок ее выплаты и размер определены в коллективном или трудовом договоре;
• заявление работника с просьбой оказать финансовую поддержку по любым другим основаниям, закрепленным коллективным или трудовым договором, а также каким-либо другим локально-нормативным актом организации (сотруднику необходимо приложить к заявлению документ, подтверждающий наступление обстоятельств, являющихся основанием данной выплаты);
• приказ о выплате (издается после получения заявления на материальную помощь (по любым основаниям)).

Указанные документы будут основанием для бухгалтера произвести начисление материальной помощи (проводки для отражения в учете будут указаны в следующем разделе).

Материальная помощь, проводки в бухгалтерском учете

Предоставление материальной помощи отражается проводками по дебету счета учета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в рамках выплат действительным сотрудникам, или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» при оказании финансовой поддержки прочим физическим лицам.

Допускается отражать начисление материальной помощи проводкой по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», данный порядок должен быть закреплен в учетной политике организации.

Поддержка сотрудника может носить как денежную (1), так и натуральную (2) форму:

1. Выдана материальная помощь — проводка будет в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса» (при выдаче ее наличными денежными средствами) или счета 51 «Расчетный счет» (при перечислении на р/с).
2. Оказана поддержка сотруднику в натуральной форме — корреспондирующим счетом будет учет выдаваемого имущества, например 10 «Сырье и материалы», 40 «Готовая продукция и товары».

В случаях направления нераспределенной прибыли на поддержку сотрудников счет 91 будет заменен 84-м, «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

С суммы, оказанной своим сотрудникам, финансовой поддержки работодателю необходимо удержать НДФЛ (ст. 210 НК РФ), исключением являются:

• суммы единоразовой финансовой поддержки, не превышающие 4000 руб за календарный год (пп. 28 ст. 217 НК РФ);
• сумма единовременной выплаты от работодателя, но не более 50 000 руб (пп. 8 ст. 217 НК РФ), выплачиваемые родителям при рождении ребенка (усыновителям, опекунам). При этом ограничение в 50 000 руб. подлежит применению работодателем в отношении каждого из родителей (Письмо Минфина России от 12.07.2017 № 03-04-06/44336).

Во всех остальных случаях необходимо отразить начисление НДФЛ по матпомощи проводкой по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Суммы оказываемой работодателям помощи близким родственникам своего умершего сотрудника, даже бывшего или вышедшего на пенсию, НДФЛ не облагаются (п. 8 ст. 217 НК РФ). Также получили освобождение от НДФЛ суммы, выплаченные в связи с чрезвычайными ситуациями, жертвами которых стали сотрудники или их близкие родственники (пп. 8.3, 8.4 ст. 217 НК РФ), а также единовременные выплаты, производимые в адрес сотрудника, уходящего на пенсию (п. 8.5 ст. 217 НК РФ).

В случаях оказания содействия работникам в натуральной форме и невозможности удержать НДФЛ до конца календарного года работодателю необходимо не позднее 1 марта следующего года сообщить в налоговые органы о данном факте (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы

Страховые взносы, по основаниям ст. 421 НК РФ, а также взносы «на травматизм» (ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ): когда начислена материальная помощь — проводка по дебету счета учета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Не подлежат обложению страховыми взносами единовременные выплаты в виде материальной помощи по тем же основаниям, что и для НДФЛ (ст. 422 НК РФ).

При этом работодателю необходимо учитывать, что поддержка сотрудника, выраженная в натуральной форме, также является базой для начисления страховых взносов и взносов «на травматизм».

Налоговый учет

В целях налогового учета для организаций, применяющих разные системы налогообложения, можно учесть выплаты матпомощи к отпуску, но только если данный вид выплат закреплен в коллективном или трудовом договоре и зависит от исполнения трудовой дисциплины, а также заработной платы (Письма Минфина РФ от 03.07.2012 № 03-03-06/1/330, от 03.09.2012 № 03-03-06/1/461).

Это означает, что если коллективным договором установлен для всех сотрудников одинаковый размер выплаты к отпуску, то такие расходы принять при налоговом учете по налогу на прибыль организация не сможет, а если доплата к отпуску выполняет роль единовременной выплаты, связанной с выполнением сотрудником своих трудовых функций, то ее можно принять в расходах для целей налогового учета по налогу на прибыль.

Важно отметить, что, несмотря на то, что выплаты материальной помощи на рождение или усыновление ребенка, в связи со смертью членов семьи и др. виды выплат, определенные трудовым или коллективным договором, не принимаются для целей налогового учета в соответствии с налоговым законодательством, страховые взносы, начисленные по данным выплатам, можно принять в целях налогового учета (Письмо Минфина РФ от 29.04.2010 № 03-03-06/4/53).

Материальная помощь – это денежные средства или иное имущество, предоставляемое работодателем своему работнику в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, смертью члена семьи, рождением ребенка, отпуском или иными обстоятельствами.

О том, какие проводки на материальную помощь сотруднику нужно делать в бухучете, расскажем в нашем материале.

Определяемся с видом материальной помощи

Порядок бухгалтерского учета материальной помощи зависит от ее вида и способа предоставления.

Если материальная помощь – это единовременная выплата работнику при предоставлении ему ежегодного отпуска, выплата такой помощи предусмотрена трудовым, коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя и связана с выполнением работником его трудовой функции (зависит от размера заработной платы, соблюдения трудовой дисциплины и т.д.), то такая помощь является частью системы оплаты труда и отражается в общем порядке, характерном для проводок по заработной плате.

Так, матпомощь к отпуску может быть начислена такими бухгалтерскими записями (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. – Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кроме того необходимо отразить удержание НДФЛ и начисление страховых взносов, а также выдачу матпомощи:

Операция	Дебет счета	Кредит счета
Удержан НДФЛ из матпомощи к отпуску	70	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ»
Выплачена материальная помощь к отпуску работнику	70	50 «Касса», 51 «Расчетные счета»
Начислены страховые взносы с матпомощи к отпуску	20, 26, 44 и др.	69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

А если выплата матпомощи не связана с предоставлением работнику отпуска в соответствии с системой оплаты труда, порядок бухучета ее будет иной.

Матпомощь в составе прочих расходов

Матпомощь, выплачиваемая работнику по иным основаниям, будет отражаться в составе прочих расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы» (п.п. 12, 13 ПБУ 10/99 , Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Операция	Дебет счета	Кредит счета
Начислена матпомощь (кроме «отпускной»)	91	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Удержан НДФЛ из матпомощи	73	68
Выплачена материальная помощь	73	50, 51
Начислены страховые взносы с матпомощи	91	69

Матпомощь в натуре

Если материальная помощь выдается работнику не деньгами, а имуществом (к примеру, товарами), то вместо счетов 70 и 73 будут кредитоваться счета имущества, отпускаемого в качестве матпомощи.

Кроме того, поскольку передача права собственности на товары на безвозмездной основе признается реализацией, придется начислить НДС с рыночной стоимости передаваемого имущества (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ).

Операция	Дебет счета	Кредит счета
Отражена матпомощь, выдаваемая имуществом	20, 26, 44, 91	10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и др.
Начислены страховые взносы на матпомощь		69
Начислен НДС с матпомощи, выданной имуществом	91	68, субсчет «НДС»

НДФЛ с суммы натуральной матпомощи нужно будет удержать из денежных доходов работника.

Понятие материальной помощи трактуется как форма социальной поддержки, оказываемая работодателем сотруднику. Выплата не зависит от производственных показателей или исполнения обязанностей работника. Помощь не входит в состав вознаграждения, выплачиваемого сотруднику предприятия и носит индивидуальный характер в зависимости от потребности лиц. В статье мы рассмотрим как оказывается материальная помощь сотруднику, как производится бухгалтерский учет, уплачиваются страховые взносы и налоги.

Основания для произведения выплат на материальную помощь

Обязанность по выплате материальной помощи у работодателя отсутствует. Выдача средств носит добровольный характер. Возможность предоставление помощи и размер суммы имеет право устанавливать только лицо, назначенное работодателем для руководства деятельностью. Особенности оказания финансовой поддержки:

• Решение о выплате принимается руководителем (или другим оформленным приказом лицом в его отсутствие) единолично.
• Порядок и причины оказания помощи отражаются во внутренних формах – коллективном договоре, положении об оказании материальной помощи, ином документе.
• Помощь носит несистемный разовый характер.
• Выплата производится по заявлению работника и при наличии особых обстоятельств, указанных лицом в документе.
• Сумма помощи зависит от параметров, установленных на предприятии или обстоятельств и решения руководителя.

При соблюдении всех условий выплата относится к материальной помощи. Право на получение сумм социальной поддержки имеют штатные сотрудники и бывшие работники, уволенные в связи с выходом на пенсию по старости. На предприятии могут возникнуть ситуации, при которых положение об оказании помощи утверждено, но средств на ее реализацию нет (характерно для бюджетных организаций).

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Причины предоставления помощи

Перечень событий и причин, при возникновении которых работник может рассчитывать на предоставление помощи от предприятия, утверждаются работодателем. Среди распространенных причин встречаются:

• Чрезвычайные обстоятельства – потеря имущества или ущерб, нанесенный природными или стихийными бедствиями.
• Медицинские показания – болезнь, получение инвалидности или необходимость оздоровления.
• Семейные обстоятельства – рождение или усыновление ребенка, болезнь или потеря близкого.
• Личные мотивы – сложное материальное положение, юбилей, выход на пенсию.
• Иные ситуации, определенные работодателем и закрепленные во внутренних документах.

О возникновении случая, при котором требуется помощь, сотрудник должен указать в заявлении на оказание материальной помощи.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Порядок предоставления материальной помощи

Работодатель принимает решение о выплате и суммы на основании заявления. К обращению прилагаются документы, подтверждающие причину для оказания помощи – свидетельство о рождении ребенка, смерти сотрудника, справки о материальном состоянии семьи, иные формы. Принятие положительного решения по заявлению отражается в записи на документе и приказе. На заявлении руководитель производит запись о сумме, источнике выплаты. Документ содержит информацию:

• Данные лица, получающего материальную помощь. Указывают Ф.И.О., должность работника или паспортные данные ушедшего на пенсию лица.
• Ссылка на внутренний документ, позволяющий получить помощь.
• Индивидуальная причина или обстоятельства для выплаты.
• Сумма, предоставляемая в помощь.
• Дата произведения выплаты при срочном характере причин.

Приказ передается в бухгалтерию для предоставления основания начисления суммы и налогов, произведения выплаты и отчислений в бюджет. Допускается платеж в любой форме – выдачей наличных денежных средств или безналичным перечислением.

Счета бухгалтерского учета выплат материальной помощи

Выбор счетов учета для проведения операции по начислению и выплате помощи зависит от категории лица и источников возникновения сумм.

Лицо, получившее помощь

Источник выплаты

Проводки по счетам при начислении матпомощи

Работник предприятия Нераспределенная прибыль прошлых лет Дебет 84 – Кредит 70, 73 Расходы текущего года Дебет 91/2 – Кредит 70,73 Бывший работник компании или родственник сотрудника предприятия Нераспределенная прибыль прошлых лет Дебет 84 – Кредит 76 Расходы текущего года Дебет 91/2 – Кредит 76

Супруга бывшего сотрудника К. предприятия ООО «Флажок» обратились к руководителю за материальной помощью. Причина обращения – смерть сотрудника К. В коллективном договоре предприятия «Флажок» предусматривается использование указанного в заявлении основания для получения материальной помощи. На предприятии был издан приказ за подписью руководителя с указанием суммы помощи в размере 10 тысячи рублей.

В бухгалтерии были сформированы ведомость для выплаты через кассу и проводки:

• Дебет 91/2 Кредит 76 – начислена материальная помощь в размере 10 000 рублей лицу, не являющемуся штатным работником предприятия;
• Дебет 76 Кредит 50 – произведена выплата родственнику лица на сумму 10 000 рублей.

Выплата в связи со смертью сотрудника не облагается НДФЛ вне зависимости от суммы предоставленной помощи. К заявлению должен быть приложен документ, подтверждающий основание для обращения.

Источники выплат материальной помощи

Источником выплат помощи может служить нераспределенная прибыль прошлых лет или текущая прибыль в составе расходов налогового периода. Вопрос о списании сумм материальной помощи возникает только в случае возникновении регулярного характера выплат, позволяющего судить о принадлежности затрат к расходам по оплате труда и использовании сумм при расчете налога на прибыль.

Применяются 2 варианта отнесения выплат при учете в налогообложении прибыли:

• Выплаты можно четко отнести к категории материальной помощи. В налогообложении при исчислении базы налога на прибыль не участвуют (ст. 270 НК РФ).
• Выплаты носят регулярный характер и могут рассматриваться как платежи, входящие в состав заработной платы. Суммы учитывают в составе расходов при определении прибыли. Примером регулярных видов выплат служит помощь, выплачиваемая к отпуску и закрепленная в коллективном договоре.

Выплата материальной помощи в организации за счет нераспределенной прибыли прошлых лет выплачивается только с согласия учредителей, подтвержденного протоколом общего собрания или решением при наличии единственного участника. После получения одобрения учредителей распоряжается выдачей помощи руководитель предприятия.

Решение о списании материальной помощи на текущие расходы внутри налогового годового периода принимает руководитель, отвечающий за ведение деятельности.

Какие виды помощи не облагаются НДФЛ?

Статья 217 НК РФ устанавливает закрытый перечень видов материальной помощи, выплата которой не облагается НДФЛ.

Вид помощи (ссылка по пункт статьи 217 НК РФ)

Сумма, необлагаемая налогом

При рождении или усыновлении ребенка, выплаченной в течение первого года жизни (п. 8) До 50 тысяч рублей на каждого ребенка По причине смерти работника или бывшего сотрудника, уволенного в связи с выходом на пенсию (п. 8) Без ограничения сумм В связи со смертью родственника штатного или уволенного по выходу на пенсию работника (п. 8) В случае потерь работников и членов их семьи при стихийных бедствиях (п. 8.3) При страданиях, возникших у работников и членов их семьи от актов террора (п. 8.4) Выплаты нецелевого характера, определенные внутренними документами, штатным или бывшим сотрудникам, уволившихся по инвалидности или в связи с выходом на пенсию (п. 28) В пределах 4 тысяч рублей

Во всех остальных случаях, а также выплатах нецелевого характера с сумм превышения необлагаемого предела лицо должно уплатить налог в бюджет. Обязанность по удержанию НДФЛ и перечислению в бюджет несет работодатель – налоговый агент.

Супруги Смирновы обратились за помощью к работодателям за материальной помощью в связи с рождением ребенка. Предприятие «А» супруга Смирнова П.П. выделило помощь в размере 30 тысяч рублей необлагаемой НДФЛ суммы, о чем выдало справку для предоставления по месту работы супруги Смирновой М.М. для бухгалтерии предприятия «Б».

В бухгалтерии предприятия «А» провели сумму по учету проводками:

• Дебет 91/2 Кредит 70 – начислена материальная помощь в размере 30 000 рублей;
• Дебет 70 Кредит 51 – произведена выплата безналичным путем.

Предприятие «Б» супруги Смирновой М.М. выделило помощь в размере 20 тысяч рублей позднее и после получения справки. В учете предприятия «Б» производятся аналогичные проводки на указанную сумму. Общая сумма помощи не превышает необлагаемый предел, в результате чего обязанность в налогообложении отсутствует.

Необлагаемая сумма материальной помощи, предоставленная работодателем в связи с рождением (усыновлением) ребенка, рассчитывается с учетом выплат обоим родителям или усыновителям.

Отчисления в фонды

Суммы начисленной материальной помощи подлежат обложению взносами, отчисляемыми в фонды. В ряде случаев закон № 212-ФЗ в статье 9 предусматривает освобождение от налогообложения

Вид помощи

Ссылка на статью закона

Выплаты в связи со стихийными бедствиями или террористическими актами Ст. 9 п. 3а Помощь работнику в связи со смертью родственников Ст. 9 п. 3б Выплаты родителю, усыновителю или опекуну в связи с рождением ребенка, его усыновлением или назначением опекунства Ст. 9 п. 3в Выплаты на различные нужды в пределах 4 тысяч рублей ежегодно Ст. 9 п. 11

Все остальные случаи оказания целевой или нецелевой помощи облагаются отчислениями в фонды, направляемые на страхование работников. Вопрос об обложении сумм социальных выплат отчислениями в фонды неоднозначный и носит спорный характер. Имеется ряд примеров оспаривания решений фондов о до начислениях в инстанциях арбитражных судов.

Включение материальной помощи в состав доходов

Работникам, имеющим детей, предоставлено право на получение стандартного вычета (см. → как написать заявление на получение стандартного вычета на детей). Ежемесячный вычет предоставляется в случае получения дохода, не превышающего предельную величину. Сумма дохода ограничивается пределом в 280 тысяч рублей.

В случае получения материальной помощи сумма включается в величину дохода, но только в размере, облагаемой налогом. Например, если сумма нецелевой выплаты составляет 10 тысяч рублей, то включению подлежит сумма в размере 6 тысяч рублей за вычетом необлагаемой величины в размере 4 тысяч рублей.

Ответы на вопросы по материальной помощи сотруднику

Вопрос №1. Кто из родственников, кроме сотрудника, имеет право подать работодателю заявление на выплату материальной помощи?

За помощью к работодателю могут обратиться близкие родственники. Согласно СК РФ, к близким родственникам относятся родители, дети и супруги лица.

Вопрос №2. Может ли работник повлиять на решение работодателя по определению суммы материальной помощи? В коллективном договоре указана одна сумма, работодатель же предоставил помощь в меньшем размере, сославшись на отсутствие средств.

Право на предоставление материальной помощи и определение ее величины предоставлено руководителю. Повлиять на решение работник не может.

Вопрос №3. Имеет ли право работник на получение материальной помощи после пожара, если установлена причина его вины?

Выдача материальной помощи пострадавшему от стихийного бедствия должна быть подкреплена справкой из компетентных органов с указанием на объективный характер происшествия. В противном случае в помощи может быть отказано. Однако, руководитель может принять решение предоставить помощь в связи с бедственным положением работника, если этот вид утвержден в документах.

Вопрос №4. Нужно ли в заявлении, подаваемом на имя руководителя для получения помощи указывать желаемую сумму?

Указывать сумму в заявлении не обязательно. Руководитель сам принимает решение о размере социальной помощи исходя из сложности ситуации, наличия свободных средств в обороте.

Вопрос №5. Какими документами необходимо подтвердить отсутствие получения помощи при рождении ребенка супругом, если он не трудоустроен?

Для подтверждения отсутствия получения помощи достаточно предоставить справку из службы занятости и трудовую книжку супруга. Кадровый орган произведет копирование документа, заверит ксерокопию и приложит к заявлению на получение материальной помощи.