ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
к Положению о служебных командировках
Проезд по маршруту
Проживание в гостинице
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Командировка является необходимостью почти для всех организаций, при этом работодатель, направляя работника в командировку, обязан выплатить ему командировочные расходы.
Именно поэтому порядок направления в командировку и возмещаемые работнику расходы регулируются не только статьями 166 — 168 ТК РФ, но и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). Но на практике возникает много вопросов в отношении оформления и выплаты командировочных расходов.
Расходы на командировку
Трудовой кодекс в ч. 1 ст. 168 указывает обязательные расходы, которые необходимо возместить работнику в командировке:
- транспортные расходы работника,
- расходы на проживание;
- суточные.
Кроме того, в ТК РФ содержится указание о том, что возмещаются иные расходы, которые работник согласовал с работодателем. Это означает, что фактически перечень командировочных расходов открытый и работодатель вправе определить, какие расходы на служебные командировки можно возмещать.
При этом законодательство не ограничивает максимальные и минимальные пределы командировочных расходов, выплачиваемых коммерческой организацией. Конкретный размер и порядок выплаты таких расходов должны содержаться в коллективном договоре или локальном акте организации. И для командировочных расходов в 2016 году этот принцип сохранился.
Оформление командировки
Если ранее для направления работника в командировку и оплаты командировочных расходов необходимы были командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной работе, то изменения, внесенные в Положение, отменили эти документы. Теперь согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения обязательным является только письменное распоряжение руководителя о направлении в командировку – действует это уже при выплате командировочных расходов в 2015 году. В отношении распоряжения не установлена определённая форма. Это может быть приказ, к примеру по унифицированной форме Т-9. Но рекомендуется указывать место, цель, срок командировки. В случае использования служебного транспорта рекомендуется это указать. Кроме того, в локальном акте могут быть установлены документы, которые необходимо оформлять. И в таком случае для работника будет обязательным именно такой порядок.
Выдача аванса на командировочные расходы
Работодатель не просто возмещает расходы работника, но и обязан выдать аванс до отъезда (п. 10 Положения). Сумма определяется исходя из ориентировочных расходов на проезд и проживание и суточных. Расходы могут быть оплачены работодателем в безналичном порядке, когда транспортная организация или гостиница выставит счет за командировочные расходы, или выданы работнику наличными. Заявление на выдачу аванса может содержать расчет, но смета может составляться и как отдельный документ с расчетом суточных исходя из продолжительности командировки и размера, установленного в организации. Законодательно форма не установлена, и организация самостоятельно определяет, кто составляет документы и как именно подтверждается размер затрат на командировочные расходы.
Аванс на командировочные расходы выдается работнику наличными или переводится на банковскую карту работника.
Суточные
За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные, размер которых законодательством не установлен. Организация самостоятельно устанавливает их в локальном акте. Только в целях налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:
- 700 рублей в день при командировках по России;
- 2500 рублей в день при командировках за границу.
Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо. Основное — правильно определить размер суточных в зависимости от фактического срока командировки.
Надо отметить, что при расчете командировочных расходов за границей есть особенности – суточные за время нахождения на территории иностранного государства номинируются в валюте иностранного государства и определяются также в локальном акте организации. Но в связи с тем, что при командировке за границу работник пересекает границу РФ, то есть очень часто находится в день въезда и выезда и на территории РФ, и на территории заграничного государства, п. 17 Положения установлено, что суточные в день выезда рассчитываются как за время нахождения за рубежом, а в день въезда – как за время нахождения в РФ. Время пересечения границы определяется по штампам в заграничном паспорте. При оформлении заявления на аванс на командировку за границу надо это учитывать.
Иные расходы
Как выше уже говорили, перечень командировочных расходов открытый, и работодатель может установить в локальном акте расходы, размер, порядок отчетности в отношении типичных для организации расходов. Например, в отношении представительских расходов могут быть установлены лимиты, перечень и формы документов, необходимых для подтверждения командировочных и представительских расходов. Тем более что для признания в составе расходов в целях налогообложения прибыли к представительским расходам всегда было повышенное внимание, и в отношении переговоров в командировках порядок признания и требования к документам аналогичны (Письмо Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759 ). Минфин России в своих Письмах от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 , от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 приводит примерный перечень документов. Поэтому к заявлению на командировочные расходы может быть предусмотрено приложение, к примеру, сметы и программы представительского мероприятия. И также впоследствии к авансовому отчету должен быть приложен отчет о мероприятии с указанием участников, места проведения, вопросов, которые обсуждались на встрече, и достигнутых результатов.
Отражение в учете
В связи с тем, что командировка – это всегда поездка в производственных целях, то и списываются расходы на командировку проводкой на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91) или же на счета формирования первоначальной стоимости приобретенного имущества (08, 10, 15) в зависимости от цели командировки.
Выдача денежных средств может производиться как из кассы (счет 50), так и перечислением на банковскую карту работника (счет 51).
Направление работника на выполнение трудовой функции, обусловленной служебным заданием, не по месту его постоянной работы непосредственно связано с расходами направляющего предприятия (организации).
Представленные траты состоят из выплаты командированному сотруднику заработной платы за весь период служебной поездки, оплаты проезда и проживания в месте направления, покрытие суточных расходов и др. (компенсация сверхурочных работ, ночных смен и пр.).
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ
+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ
+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ
Это быстро и бесплатно!
Все обусловленные растраты оформляются и подтверждаются документами строгой отчетности, в том числе и заявлениями на командировочные расходы.
Нормативное регулирование указанного вопроса осуществляется в соответствии с Трудовым и Налоговым кодексами России, а также Положениями № 922 и №749, утвержденными Постановлениями Правительства РФ от 24 декабря 2007 года и 13 октября 2008 года соответственно.
Нужно ли составлять для получения возмещения командировочных расходов?
Законом на работодателя возлагается обязательство по выдаче работнику, направленному в служебную поездку, аванса на командировку (п. 10 Положения №749 и статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации). Как выдается аванс, читайте здесь.
Такая выплата производится бухгалтерией направляющего предприятия (организации) на основании соответствующего приказа руководства, а также заявления от самого командированного сотрудника и включает в себя суммы на покрытие проезда, проживания, суточных трат. Может выдаваться наличными или на карту командировочного лица.
Как оформить служебное задание, читайте здесь.
Именно этот документ является главным основанием для выдачи средств из кассы компании или произведения безналичных перечислений на банковскую карту трудящегося.
Издается такой приказ перед поездкой и должен подаваться в бухгалтерию вместе с заявлением от сотрудника на получение аванса на командировочные расходы.
В представленном заявлении содержатся сведения о месте направления, датах поездки, данные о приказе о направлении, сумма аванса, необходимая к выдаче и конкретизирующая постатейные расходы смета.
Допускается оформление сметы отдельным документом, составленным уполномоченным на такие действия работником направляющего предприятия (организации (как правило, бухгалтера).
Кто может оформить?
Заявление на выдачу авансового платежа, связанного с направлением работника в служебную поездку, составляется в свободной форме на фирменном бланке направляющей компании (при его наличии), однако должно содержать всю необходимую информацию для обоснования надобности проведения соответствующего платежа на командировочные расходы.
Написать представленную бумагу должен сотрудник, который направляется приказом начальства в командировку. Руководитель предприятия (организации) визирует заявление, чем подтверждает согласование суммы авансового платежа.
Также на указанном документе ставится подпись бухгалтера (свидетельствует о закрытии работником отчетов по предыдущим поездкам).
Для детализации командировочных расходов в заявлении прописывается смета. Если принято решение о ее оформление отдельным документом, допустимо составление расчетов бухгалтером, а не командированным сотрудником.
Как правильно написать заявку на выдачу аванса?
Законодатель не выдвигает специальных требований к составлению представленного документа, что позволяет сотрудникам, которые по распоряжению начальства отправляются в поездку для выполнения трудовой функции не по месту постоянной работы, писать заявление в свободной форме.
Однако для того, чтоб бухгалтерия приняла такую бумагу, она должна содержать обязательные ведомости:
- Информация о приказе (распоряжении) направления в командировку (номер, дата);
- Дата отъезда и прибытия;
- Название города (в заграничных поездках также и страны) направления;
- Размер авансового платежа на командировочные затраты (цифрами и прописью);
- Разбивка суммы на отдельные статьи расходов (проживание, проезд и т.п.).
Допускается подача документа как написанного от руки, так и в печатном варианте.
Не принимаются заявления, которые не содержат необходимую информацию, не имеют визы начальства, не одобрены подписью бухгалтера, содержат исправления или ошибки.
Скачать образец
Пример
Прошу перечислить на мое имя аванс на расходы, связанные с отправлением в командировку в город Москва в период с 11.12.2018 года по 15.12.2018 года в соответствии с Приказом №18 от 01.12.2018 года.
15 000 руб. (пятнадцать тысяч рублей).
Суточные: 500 руб х 5 суток = 2500 рублей
Проезд: 3 000 руб. х 2 (к месту командировки и обратно) = 6 000
Проживание в одноместном гостиничном номере: 1500 руб. х 5 суток= 7 500 руб.
Итого: 15 000 рублей
Отчет о растрате авансового платежа, а также о исполнении служебного задания обязуюсь предоставить в течении трех рабочих дней с момента возвращения из командировки.
Задолженностей по предыдущим поездкам не имею.
Выводы
Для выдачи аванса на расходы, связанные с командировкой, необходимо составление работником соответствующего заявления.
Такой документ является основанием для осуществления бухгалтерией предприятия перечислений командированному сотруднику денежных средств, а также гарантией предоставления последним отчета о растраченных суммах.
Заявление одобряется руководителем, подписывается бухгалтером и относится к подотчетным документам.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ
+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ
+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ